Was ist ein ERP-System?

Zuletzt aktualisiert: 05.01.2022

Betriebswirtschaftliche Software-Systeme, welche die innerbetrieblichen Prozesse eines Unternehmens abbilden, werden als ERP-Systeme (ERP = Enterprise Resource Planning) bezeichnet.

Typische und grobe Funktionsbereiche einer ERP-Software sind die Materialwirtschaft von der Beschaffung bis zur Lagerhaltung, die Produktionsplanung und Produktionssteuerung sowie die Vertriebsabwicklung in den logistischen Bereichen. Im Finanzwesen werden Buchhaltung und Kostenrechnung zur Verfügung gestellt und die Personalwirtschaft rundet den Leistungsumfang ab.

Einordnung von ERP-Systemen in die Anwendungssysteme
Einordnung von ERP-Systemen in die Anwendungssysteme


Eine durchgehende Integration dieser Bereiche führt zu einem zentralen System, in dem unternehmensweite Prozesse integriert abgewickelt werden können. Die Module eines ERP-Systems sind dabei so untereinander verbunden, dass ein Geschäftsprozess, der mehrere funktionale Organisationseinheiten in einer Organisation betrifft, durchgängig durch das ERP-System unterstützt wird.

Gleichzeitig sind durch diese Fokussierung auch die Grenzen von ERP-Systemen gegeben: sobald es notwendig wird, unternehmensexterne Schnittstelle und Prozesse abzubilden, müssen diese Systeme erweitert werden.

Unterstützung eines Geschäftsprozesses durch ein ERP-System
Unterstützung eines Geschäftsprozesses durch ein ERP-System

Wesentlich dafür ist eine gemeinsame Datenbasis. Durch die unternehmensweite Konsolidierung der Daten ist eine Unterstützung der Planung über sämtliche Unternehmensebenen hinweg (von der Konzernebene über verschiedene Werke, Sparten und Abteilungen bis hin zu einzelnen Lagerorten) möglich.

Unternehmen, die eine ERP-Software zum Einsatz bringen, wollen strategische Unternehmensziele verfolgen und sich somit strategische Vorteile hinsichtlich des Wettbewerbs sichern. Oftmals wird als erster Anhaltspunkt zur strategischen Unternehmensführung und -zielsicherung die Senkung von Prozess- und Betriebskosten angestrebt.

Eine ERP-Software, die zum Unternehmen passt, bietet die Flexibilität innerhalb der Informationstechnologie und der gesamten Ablauforganisation, um alle anliegenden Bereiche oder vorhandenen IT-Strukturen in einer Anwendung zu bündeln und somit mehr Transparenz im Unternehmen zu schaffen. Des Weiteren wird damit meist eine Qualitäts- und Serviceverbesserung verbunden, die Beschleunigung von Unternehmensentscheidungen ist möglich und eine geeignete Kennzahlensystematik für aussagekräftige Managementsysteme wird angestrebt.

Wie kam es zur Entwicklung der ERP-Software?

Um die vorhandenen unternehmerischen Einsatzsysteme untereinander zu verketten und zu einem holistischen Verfahren zu vereinigen startete die Konstruktion von ERP-System um 1980 herum. Sie wurden häufig gleichzeitig von diversen Unternehmen oder Sektionen/Abteilungen einer Firma gebaut.

Das Modell von August-Wilhelm Scheer das Computer-integrated manufacturing – wurde in diesem Zeitabschnitt ebenfalls entworfen. Dies verbindet die praktischen und unternehmerischen Vorgänge in einem computerunterstützten Verfahren untereinander.

Viele ERP-Systeme haben sich aus dem Manufactureifen-Resources-Planning-Verfahren entworfen, das entweder um größere System-Einheiten, zu dem Beispiel für den Handel, die Ausrüstung, die Finanzgebarung oder die Personalpolitik, erweitert wurden oder es wurden schon bestehenden Systembestandteile zu selbstständigen ERP-Einheiten erweitert und in dem holistischen ERP-Verfahren einbezogen.

Eine Fortentwicklung gab es mit Beendigung der 90er Jahre durch das Konzept des Advanced Planning and Scheduling, bei dem die Komponenten mehr Selbstständigkeit erhielten und untereinander vereinigt werden konnten, wodurch das ERP-System flexionsfähig wurde und so stärker an die realen Situationen einer Firma oder einer Industrie abgestimmt werden konnte.

Die ERP-System müssen durch die Industrie 4.0 stetig in der Entwicklung voranschreiten und sich anpassen. Die Methoden zu der Entwicklung, Justierung und Aufsicht der Vorgänge ändern sich durch das Modell des Digitalen Zwillings, des weiteren werden manche ERP-Funktionalitäten überflüssig und durch die autarke Arbeitsmittel oder durch sich selber steuernde Verfahren ausgetauscht.

Neuartige Programme wie Data Mining oder maschinelles Lernen werden durch die Masse der anfallenden und lieferbaren Informationen in dem Einklang mit der Ausdehnung der Wirtschaft 4.0 zudem benutzt. Sie müssen in das ERP – Verfahren aufgenommen werden.

Wie wird ein ERP-System in Handel eingesetzt?

Im folgenden sehen sie eine Grafik, welche die Einbettung von Warenwirtschaftssystemen und Handelsinformationssystemen in ERP-Systeme veranschaulicht.

Einbettung von Warenwirtschaftssystemen und Handelsinformationssystemen in ERP-Systeme
Einbettung von Warenwirtschaftssystemen und Handelsinformationssystemen in ERP-Systeme

ERP-Systeme sind den Warenwirtschaftssystemen übergeordnete Systeme. Hierbei handelt es sich um integrierte Anwendungssysteme, bei denen der Anspruch darin liegt, möglichst alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben eines Unternehmens in einem System zusammenzufassen.

ERP-Systeme sind in der Regel zunächst branchenübergreifend konzipiert und können anhand umfangreicher Customizing-Möglichkeiten auf die Bedürfnisse der jeweiligen Branchen bzw. Unternehmen zugeschnitten werden.

Bei ERP-Systemen z.B. für den Handel handelt es sich um universelle betriebliche Standardsoftware-Systeme, die durch die Integration von handelsspezifischen Funktionalitäten als spezifische Branchenlösungen auf den Handel ausgerichtet werden.

Exemplarische Branchenspezifika im Handel:

BrancheSpezifika
Lebensmittel•    Frischeproblematik
•    Aktionsmanagement
•    Broker-Handling
•    negative Bestände
•    verkaufspreisorientierte Bestandsbewertung
Textil, Schuhe, Sport•    durchgehende Saisonorientierung
•    Moderisikofaktoren
• Verwaltung von komplexen Artikelvarianten (z. B. bei Jeans)
•    Limitrechnung
•    Abschriften
Techn. Handel
(Sanitär, Elektro)
•    Objektgeschäft
•    Metallzuschläge (z. B. DEL-Notizen, Silberpreisfindung)
•    statistische und Fibu-Trennung von Warenerlösen und Metallerlösen
•    Seriennummernverwaltung / Reparaturabwicklung
•    Transportbehältnisverwaltung (z. B. KTG-Kabeltrommeln)

Wie wird ein ERP-System in branchenneutralen Systemen eingesetzt?

Im folgenden sehen Sie ein Grafik, welche die Anwendungsgebiete von operativen Systemen verdeutlicht.

Typische Anwendungsgebiete von operativen Systemen
Typische Anwendungsgebiete von operativen Systemen

Branchenneutrale operative Anwendungssysteme orientieren sich oft an standardisierten und teils gesetzlich geregelten Verfahren, wodurch die Branchenneutralität gegeben ist – beispielhaft sind die Personalverrechnung oder die Finanzbuchhaltung.

Im Bereich der Personalwirtschaft sind beispielsweise gesetzliche Vorschriften wie Arbeits- und Sozialrecht, Arbeitszeitverordnung, Jugend- und Mutterschutz, etc. zu beachten. Der Betriebsrat ist oftmals in Aktivitäten im Bereich der Personalwirtschaft involviert, bedingt durch Mitbestimmung, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge.

Wie wird ein ERP-System in der Personalwirtschaft eingesetzt?

Die Hauptfunktionen der Personalwirtschaft sind z.B. 

Personalplanung

Planung des Bestands, des Einsatzes, der Besetzung und des Bedarfs sowie die Laufbahnplanung

Personalbeschaffung (intern/extern)

intern – Stellenausschreibung, Beförderung, Mehrarbeit sowie extern – Ausschreibung, Kontakte mit der Arbeitsagentur und -Vermittler, Jobbörsen, Recruiting-Messen

Personalreduzierung

Kündigung, Altersteilzeit, Vorruhestand, Ruhestand, Betriebsschließung, Kurzarbeit

Personalentwicklung

Eignungsverfahren, Einarbeitung, Aus- und Weiterbildung, Training, Coaching

Personalführung

Führungsstil, Motivation, Betreuung, Vorschlagwesen, Anreizsysteme

Personalverwaltung

Stellenbeschreibungen, Zeitwirtschaft, Entlohnung, Abrechnungen, Verwaltung von Krankmeldungen und Urlaubszeiten, Einstellung und Entlassung, Informationsbereitstellung (intern/extern)

Bestandteile der Lohn- und Gehaltsverrechnung könnten wie folgt abgebildet werden.

Bestandteile der Lohn- und Gehaltsverrechnung
Bestandteile der Lohn- und Gehaltsverrechnung 

Wie wird ein ERP-System im betrieblichen Rechnungswesen eingesetzt?

Das betriebliche Rechnungswesen beinhaltet alle Maßnahmen zur zahlenmäßigen Erfassung, systematischen Aufbereitung und Abbildung wirtschaftlicher Vorgänge innerhalb eines Unternehmens und zwischen einem Unternehmen und seiner Umwelt. Es liefert Informationen sowohl über den betrieblichen Prozess der Leistungserstellung als auch über die finanziellen und leistungsmäßigen Beziehungen des Unternehmens zu seinen Märkten.

Das betriebliche Rechnungswesen ist nach den Adressaten in externes und internes Rechnungswesen geteilt. Das externe Rechnungswesen ist an außenstehende Interessenten (z. B. Staat, Eigentümer, Gläubiger) gerichtet und liefert diesen Rechenschaft über den betrieblichen Erfolg.

Zum externen Rechnungswesen zählen Buchführung (Buchhaltung) und Jahresabschluss. Das interne Rechnungswesen dient der Information der Geschäftsleitung und liefert die Grundlage für Kontroll-, Planungs- und Prognoserechnungen. Zum internen Rechnungswesen gehören Kosten- und Leistungsrechnung sowie statistische Auswertungen.

Buchführung und Kosten- und Leistungsrechnung bedingen einander und sind eng miteinander verknüpft sind. Der beispielhafte Kauf eines Rohstoffes ist ein externer Vorgang, der von der Buchführung erfasst wird; der Verbrauch des Rohstoffes wird als interner Vorgang von der Kostenrechnung verarbeitet.

Einige Konten (Kosten-und Erlöskonten) finden sich daher sowohl in der Buchführung als auch in der Kostenrechnung. Auf diese Weise kommt ein großer Teil von Informationen für die Kostenrechnung aus der Buchführung.

Einsatz im betrieblichen Rechnungswesen
Einsatz im betrieblichen Rechnungswesen

Programme der Finanzbuchhaltung mit internen und externen Schnittstellen:

Interne und externe Schnittstellen
Interne und externe Schnittstellen

Wie wird ein ERP-System im Vertrieb eingesetzt?

Die Aufgaben des Vertriebs bestehen allgemein in der Anbahnung von Verkaufs-und Geschäftsbeziehungen sowie der Abwicklung des Verkaufs:

Einsatz im Vertriebsprozess
Einsatz im Vertriebsprozess

Die Akquisition umfasst die Tätigkeiten der Verwaltung von Vertriebsaktionen, z.B. Mailing-Aktionen, das Erfassen von Vertriebskontakten, die Lead-Generierung und -Qualifizierung, das Handling von Verkaufschancen (Opportunity-Management), Kundenpotenzialanalysen sowie das zugehörige Projektmanagement.

Die Angebotsbearbeitung umfasst die Erfassung von Kundenanfragen, die Preisfindung oder Kalkulation, Machbarkeits- bzw. Verfügbarkeitsprüfungen, Lieferzeitbestimmung, die Angebotserstellung (Kopf, Positionen mit angebotenen Mengen und Konditionen) sowie die Angebotsverwaltung und -Überwachung.

Die Auftragsbearbeitung umfasst die Erfassung bzw. Übernahme der Daten aus dem Angebot wie den Kunden/Warenempfänger, Positionen mit Mengen und (geplantem) Lieferdatum, die Auftragsbestätigung, die Bonitätsprüfung, die Preisfindung, die Bedarfsübergabe an die Disposition, die Versandterminierung und die Versandstellen- und Routenermittlung sowie die Fakturierung oder den Barverkauf. Neben Einzelaufträgen können auch Kundenrahmenverträge verwaltet werden, z.B. Abrufverträge oder Serviceverträge.

Das After-Sales-Service kümmert sich um Sendungsverfolgung, Reklamationen (Kostenlose Lieferung, Retoure, Gutschriften etc.), die Übergabe an eine Service-Abteilung sowie um die Kundenbetreuung.

Der Vertriebszyklus beginnt mit den Vorverkaufsaktivitäten und endet mit der Bezahlung des Kunden für gelieferte Waren oder erbrachten Leistungen. Die Vertriebskomponente bildet sämtliche dieser Prozesse mit Hilfe elektronischer Belege ab, die jeweils mit den Vorgänger- und den Nachfolgebelegen verknüpft.

Einsatz im Vertriebszyklus
Einsatz im Vertriebszyklus

Wie wird ein ERP-System in branchenspezifischen Systemen eingesetzt?

Wenn von branchenspezifischen Anwendungs- und Dispositionssystemen gesprochen wird, so ist damit gemeint, dass sich die Geschäftstätigkeiten innerhalb einer Branche ähnlich sind, jedoch stark zu anderen Branchen differieren (Beispiel: Produktion versus Handel versus Banken).

Als Hinweis, wo branchenspezifische Anwendungs- und Dispositionssysteme zum Einsatz kommen kann der Begriff des Kernprozesses verwendet werden. Ein Kernprozess erbringt dabei die Hauptleistung (eines Unternehmens) und verbraucht dazu die meisten Ressourcen. Er gehört zu den primären Geschäftsprozessen.

Kernprozesse sind immer branchenspezifisch (und häufig auch unternehmens-spezifisch, innerhalb einer Branche jedoch zumeist ähnlich).

Wie wird ein ERP-System in der Fertigungsindustrie eingesetzt?

Computer Integrated Manufacturing (CIM) bezeichnet die integrierte Informationsverarbeitung für betriebswirtschaftliche und technische Aufgaben eines Industriebetriebs. Der entscheidende Buchstabe ist das „I“ (für Integration): Die Softwaresysteme im Produktionsbereich sollen nicht Insellösungen sein, sondern als integrierte Systeme Zusammenwirken.

Integration beinhaltet Funktionsintegration und Datenintegration. Von Funktionsintegration spricht man, wenn Funktionen aus verschiedenen Softwaresystemen dem Benutzer für eine durchgängige Vorgangsbearbeitung gleichzeitig zur Verfügung stehen oder sich gegenseitig anstoßen („triggern“) können. Datenintegration liegt vor, wenn die gleichen Daten von verschiedenen Softwaresystemen genutzt werden können.

Die am Produktionsprozess beteiligten Softwaresysteme können in die betriebswirtschaftliche (Produktionsplanungs- und Steuerungssysteme – PPS-Systeme) und die technische Software (CAx-Systeme) unterteilt werden:

Beteiligte Softwaresysteme im Produktionsprozess
Beteiligte Softwaresysteme im Produktionsprozess

Die CAx-Systeme unterstützen mehr oder weniger die konstruktiven Ingenieurmethoden im Entwicklungs- und Konstruktionsprozess (CAE, CAD), die planerischen Ingenieurmethoden in der Betriebsmittel- und Arbeitsplanung (CAP, PPS), die operativen Ingenieurmethoden der Steuerung des Fertigungsprozesses (CAM, PPS, BDE, CAQ) sowie die systemintegrierenden Ingenieurmethoden über das gesamte Unternehmen (CIM, CAI). Zwischen all diesen Systemen besteht naturgemäß eine mehr oder weniger intensive Kopplung.

Untersützung von CAx-Systeme
Untersützung von CAx-Systeme

CAQ-Funktionen und Integration im CIM-Verbund:

CAQ-Funktionen und Integration im CIM-Verbund
CAQ-Funktionen und Integration im CIM-Verbund

Unter einem Produktionsplanungs- und -Steuerungssystem (Abk. PPS-System) versteht man ein umfassendes, computergestütztes Informations-, Dispositions- und Steuerungssystem, welches auf einer zentralen Datenbank aufbaut und die Abstimmung von Entscheidungen im Bereich der mittelfristig-taktischen Produktionsplanung bis hin zur kurzfristig-operativen Produktionssteuerung und Auftragskontrolle unterstützt.

Produktionsplanungs- und -Steuerungssystem

Produktionsplanungs- und -Steuerungssystem