Was ist Termin- und Ablaufmanagement?

Zuletzt aktualisiert: 07.10.2022

Für eine Projektbearbeitung ist der zeitliche Ablauf eine zentrale Größe; diese wird durch den Projektstrukturplan nicht dargestellt, denn er gliedert das Projekt nur in einzelne Aufgaben.

Die Steuerung von komplexen Projekten erfordert das Management von Abläufen und Terminen und damit die Verknüpfung der Arbeitsabläufe in einer logischen Abfolge. Daraus können dann die genauen Termine ermittelt werden, sodass die zeitlichen Spielräume ersichtlich werden.

Ebenso ist es notwendig, die Auswirkungen von Differenzen zum geplanten Ablauf und deren Ursachen zu analysieren und Handlungsalternativen aufzuzeigen. Dies hilft bei der Suche nach Gegenmaßnahmen.

Auch die Dokumentation des Projektablaufes und damit das Berichtswesen gehören hier dazu und sollten an den Bedürfnissen der einzelnen Projektmitglieder ausgerichtet werden.

Wer sich mit der Ablauf- und Terminplanung befasst, muss notwendigerweise die dazu geeigneten Methoden, Verfahren und Techniken kennen, die ihn bei der Umsetzung unterstützen. Eines der wichtigsten Werkzeuge hierfür ist die Netzplantechnik, die durch die heute zur Verfügung stehende Software die Planerstellung und -bearbeitung erleichtert. Sie nimmt dem Verantwortlichen auch die zeitraubende Berechnung der Termine ab. Die Anordnungsbeziehungen und Abläufe richtig zu gestalten, bleibt dennoch die Aufgabe des Planers, der über ein Basiswissen zur Netzplantechnik verfügen muss. Nur so kann er auch die rechnergestützten Pläne richtig interpretieren und sinnvolle Alternativen berechnen lassen. 

Was sind die Grundlagen?

Die Umsetzung eines definierten Projektes muss sich an den Zielgrößen des „magischen Dreiecks“ Leistung-Termine-Kosten orientieren und hierfür liefern die Methoden des Ablauf- und Terminmanagements die geeigneten Werkzeuge. 

Die Ablaufplanung bietet schon in der Anfangsphase des Projektes wertvolle Hinweise und Unterstützung bei der Planung, da sie alternative Ansätze unter Einbeziehen von Einsatzmitteln, Zeit und Kosten aufzeigt. Somit können Planungsvarianten besser und schon früh im Projekt durchgespielt werden.

Die Aufgabe des Ablauf- und Terminmanagements ist es, eine Antwort auf die Fragen zu geben, in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete bearbeitet werden, welche Schnittstellen berücksichtigt und zu welchem Zeitpunkt die Aufgaben durchgeführt werden müssen. Diese Fragen können in sechs Schritten beantwortet werden:

Arbeitspakete detaillieren: Die Arbeitspakete werden weiter aufgegliedert und in einzelne Vorgänge zerlegt. So entstehen übersichtliche Einheiten, für die gezielt die notwendigen Ressourcen, deren Dauer und die entstehenden Kosten geschätzt werden können.

Abläufe festlegen und Ablaufplan erstellen: Die einzelnen Vorgänge und Arbeitspakete werden jetzt logisch miteinander verknüpft und so entsteht der Ablaufplan. Dabei wird ersichtlich, in welchen Beziehungen die Vorgänge zueinander stehen, ob sie hintereinander oder parallel bearbeitet werden müssen und welche zeitlichen Abstände zwischen ihnen notwendig sind.

In dieser Anfangsphase des Projektes sollen hiermit auch alle Beteiligten zu einer eindeutigen Aussage über die Abfolge motiviert werden, damit ein Konsens hinsichtlich der gesamten Vorgehensweise erzielt werden kann. Dadurch wird der Ablaufplan auch ein wichtiger Teil der Projektkoordination.

Den Ablaufplan in einen Terminplan überführen: Die einzelnen Vorgänge werden nun mit einer spezifischen Dauer belegt, damit der frühste Anfangstermin und der späteste Endtermin vergeben werden kann. Jetzt besteht auch die Möglichkeit, Zeitpuffer als Sicherheit einzubauen und man erhält eine Übersicht über terminkritische Abläufe.

Den erstellten Ablauf- und Terminplan optimieren: Nach der Erstellung der Pläne wird möglicherweise eine Überschneidung der Termine festgestellt, sodass einzelne nicht eingehalten werden können. In diesem Fall ist mit allen Verantwortlichen und Beteiligten nochmals die Planung durchzugehen und zu optimieren.

Hierbei können auch alternative Abläufe durchgespielt und deren Auswirkung auf das Gesamtprojekt und die Termine dargestellt werden.

Die geplante Ausführung genehmigen lassen: Nach der Optimierung ist es an der Zeit, sich die geplante Durchführung von den verantwortlichen Stellen genehmigen zu lassen. Damit wird der Ablauf- und Terminplan für alle verbindlich und es sind die Soll-Termine gesetzt. Das Termincontrolling beginnt ab jetzt.

Termincontrolling: Zu Beginn werden die Ist-Termine erfasst und die Durchführung der Abläufe überwacht. Die Soll- Ist-Vergleiche liefern dabei einen Einblick über Verzögerungen und den Grad der Abweichung vom Plan, deren Auswirkung auf das Gesamtprojekt mit Hilfe der Netzplantechnik abgeprüft werden kann.

Hierdurch ist es möglich, das Projektmanagement rechtzeitig zu warnen und Korrekturen anzumahnen.

Bei komplexen Projekten mit einer größeren Anzahl an Vorgängen ist die Bearbeitung der Pläne per Hand nicht mehr möglich. Der Einsatz einer geeigneten Software ist ratsam, denn sie stellt verschiedene Werkzeuge für die Erstellung der benötigten Unterlagen bereit, wie beispielsweise Projektstrukturpläne, Terminlisten, Balkendiagramme, Meilensteinpläne, Soll-Ist-Vergleiche und vieles mehr. Die meisten verfügbaren EDV-Programme nutzen dabei die Netzplantechnik.

Die Netzplantechnik als Werkzeug der Termin- und Ablaufplanung

Die Definitionen der Grundbegriffe in der Netzplantechnik sind in der deutschen Norm DIN 69901-1: 2009-01 zu finden. Dennoch sollen die Begriffe hier kurz erklärt werden.

Der Netzplan (NP) umfasst die grafische oder tabellarische Darstellung von Abläufen und deren Abhängigkeiten. Es gibt verschiedene Varianten von Netzplanverfahren, am gebräuchlichsten sind der Ereignisknoten-NP, der Vorgangspfeil-NP und der Vorgangsknoten-NP.

Ein Vorgang ist ein Ablaufelement, das ein bestimmtes Geschehen beschreibt. Im Alltag werden hierfür oft Begriffe wie Tätigkeit oder Arbeitsschritt benutzt. Ein Vorgang hat einen Anfang und ein Ende, beispielsweise beginnen die Bauarbeiten am 15.02.12 und dauern 4 Tage.

Das Ereignis beschreibt das Eintreten eines bestimmten Zustandes, es hat somit einen definierten Zeitpunkt, aber keine Dauer. Zum Beispiel beginnen die Bauarbeiten am 15.02.12 um 16:00 Uhr.

Unter einer Anordnungsbeziehung (AOB) versteht man eine messbare Abhängigkeit zwischen Ereignissen oder Vorgängen.

Der Knoten in einem Netzplan symbolisiert ein Ereignis oder einen Vorgang und wird als Kästchen dargestellt.

Der Pfeil ist das Symbol für einen gerichteten Vorgang oder eine Anordnungsbeziehung.

Als Nomenklatur nach DIN 69901-1 werden Kurzzeichen verwendet, für den Ereignisknoten-Netzplan steht EKN, VPN ist der Vorgangspfeil-Netzplan und VKN bezeichnet den Vorgangskonten-Netzplan.

Der Ereignisknoten-Netzplan stellt Ereignisse und Anordnungsbeziehungen dar, keine Vorgänge. Die Zeit, die zwischen zwei Ereignissen liegt, wird auf den Pfeil geschrieben und bezeichnet keine Vorgangsdauer. 

Folgend ist ein Beispiel für einen EKN dargestellt:

Beispiel für ein EKN

Beispiel für ein EKN
Legende des Ereignisknoten-Netzplans
Legende des Ereignisknoten-Netzplans

Eine der bekannten Methoden, die auf EKN basiert, ist die PERT-Methode „Program Evaluation and Review Technique“. Sie wurde 1958 von Lockheed und der US-Navy entwickelt und beim Polaris-Raketen-Programm eingesetzt.

Ein vorgangsorientierter Ablaufplan kann beispielsweise mit dem Vorgangspfeil-Netzplan dargestellt werden. Hierbei werden die Vorgänge als Pfeile veranschaulicht und deren Inhalte über den Pfeilen notiert. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für einen VPN:

Beispiel für ein VPN

Beispiel für ein VPN
Legende des Vorgangspfeil-Netzplans
Legende des Vorgangspfeil-Netzplans

In der Praxis hat sich die „Critical Path Method (CPM)“ als VPN durchgesetzt, diese wurde vom Chemiekonzern Du Pont de Nemours 1956 für den Bau von Chemiefabriken entwickelt.

Die dritte Variante ist der Vorgangsknoten-Netzplan, auch er ist ein vorgangsorientierter Ablaufplan. In ihm werden die Anordnungsbeziehungen als Pfeile dargestellt. Die folgende Darstellung gibt ein Beispiel eines VKN:

Beispiel für ein VKN

Beispiel eines VKN

Bei dieser Variante hat sich die „Metra-Potential-Methode (MPM)“ als sehr praktikabel herausgestellt, sie wurde 1958 von der Firma SEMA entwickelt und erstmals bei der Terminierung von Reaktorbauten verwendet.

Will man mit der MPM-Methode einen Ablauf- und Terminplan darstellen, so kann er in Anlehnung an die DIN 69901 gestaltet werden und sieht dann beispielsweise folgendermaßen aus:

Legende eines Metra-Potential-Methode-Netzplans
Legende eines Metra-Potential-Methode-Netzplans

Die Bedeutung für die einzelnen Abkürzungen ist:

V.-Nr.: Vorgangsnummer
V: Verantwortlicher
D: Dauer
Vor.-Bez.: Vorgangs-Bezeichnung
FAZ/SAZ: Frühester/Spätester Anfangszeitpunkt
FEZ/SEZ: frühester/Spätester Endzeitpunkt
GP/FP: Gesamte/Freie Pufferzeit

Beispiel für ein MPM
Beispiel für ein MPM

Das Start- und das Endereignis haben jeweils eine Dauer = 0, die Vorgänge B und D sind die direkten Nachfolger von Vorgang A bzw. Vorgang A ist der direkte Vorgänger von B und D.

Das Balkendiagramm als Darstellungsform

In den meisten Projektteams gibt es mehrere Projektbeteiligte, die im Lesen und der Darstellung von Netzplänen ungeübt sind oder darüber keinerlei Kenntnisse haben. Für sie wirken die Netzpläne sehr abstrakt und auch unübersichtlich und stoßen deshalb vielfach auf Ablehnung. Aus diesem Grund ist eine der gängigsten Formen die Darstellung in sogenannten vernetzten Balkendiagrammen.

Eine Visualisierung von Terminen und Abläufen in einem Balkendiagramm kommt dem Wunsch nach einfacher verständlicher Darstellung sehr entgegen und kann wie folgt aussehen:

Darstellung eines vernetzten Balkendiagramms
Darstellung eines vernetzten Balkendiagramms

Häufig werden in der Praxis diese Balkenpläne, auch Gantt-Diagramme, von Hand gezeichnet, bei komplexen Projekten ist dies ab einer gewissen Anzahl an Vorgängen jedoch nicht mehr möglich. Der Einsatz moderner Software kann hier unterstützen und verfügt zudem über zahlreiche Möglichkeiten der Darstellung.