Was ist ein Projektstrukturplan?

Zur Vorbereitung der eigentlichen Projektbearbeitung wird die meist sehr komplexe Gesamtaufgabe in kleinere, dadurch überschaubare, plan- und steuerbare Teilaufgaben geteilt. Der Projektstrukturplan (PSP) hilft dabei, die erforderlichen Teilaufgaben zu definieren und aus ihnen die einzelnen Arbeitspakete zu gestalten. Für den Projektmanager stellt der PSP das Ordnungsprinzip der Aufgaben im Projekt dar. 

Gleichzeitig entwickeln alle am Prozess Beteiligten für sich ein Handlungsmodell zur Erfüllung ihrer Aufgaben während dieser Strukturplanung. Dadurch werden eventuelle Widerstände gegen die Durchführung des Projektes schrittweise von Anfang an abgebaut. Jeder versteht auf Grund dieses logischen Vorgehens die Ziele des Projektes, sie werden transparent und verständlich und somit akzeptabel.

Was ist Zweck und Nutzen eines Projektstrukturplanes?

Projekte sind oft komplex und liegen außerhalb der alltäglichen routinemäßigen Arbeit. Für den Erfolg eines Projektes ist es notwendig, dass alle Projektmitarbeiter ein gemeinsames Verständnis und die gleichen Vorstellungen von der Gesamtaufgabe haben, die zu bewältigen ist. Auch Aspekte wie der Zeitbedarf, die Zuordnung von Aufgaben und Arbeitsschritten und deren Umsetzung müssen transparent sein. 

Die Darstellung der Gliederung der Arbeitsschritte in einem Projektstrukturplan erhöht bei allen Beteiligten das gemeinsame Projektverständnis, eventuelle Unklarheiten in der Zieldefinition werden frühzeitig beseitigt. Auch die Verständigung bei möglichen späteren Änderungen von Zielgrößen ist leichter.

Bei der Gliederung muss der Projektleiter jedoch darauf achten, dass er die Gesamtheit nicht durch Reduzierung auf wenige Punkte aus den Augen verliert. Es besteht dann die Gefahr, dass wichtige Beziehungen verloren gehen. Die Qualität der Gliederung des Projektes hat auch Auswirkungen auf die Planung und Steuerung des Projektes. Die Folgen einer schlechten oder nachlässigen Projektstrukturierung sind nicht selten Kosten- und Terminüberschreitungen oder Qualitätsmängel.

Der Projektstrukturplan dient aber nicht nur der Gliederung der Aufgaben in Arbeitspakete, er ist auch eine geeignete Hilfe bei der Risikoplanung und der Projektfortschrittskontrolle. Zudem erleichtert er auch das Dokumentations- und Berichtswesen, denn diese können die notwendige Informationsverdichtung entlang des Strukturplanes durchführen.

Eine gute Übersicht über die einzelnen Arbeitspakete erleichtert auch die Vergabe von einzelnen Paketen an externe Dienstleister.

So sehr ein PSP die Steuerung eines Projektes erleichtert, es darf nicht vergessen werden, dass es sich dabei um ein statisches und formales Hilfsmittel handelt, das von klaren Zusammenhängen ausgeht. Im Projektalltag stellt sich jedoch sehr schnell heraus, dass es Verknüpfungen und Vernetzungen zwischen einzelnen Arbeitspaketen geben kann. Diesen Aspekt muss man gesondert beachten.

Wie ist der Aufbau von Projektstrukturplänen?

Der Projektstrukturplan gliedert die Teilaufgaben und Arbeitspakete hierarchisch. Im Allgemeinen verwendet man zur grafischen Darstellung das Schema einer Baumstruktur. Damit erhält man ein vollständiges Bild über alle Planungs-, Durchführungs- und Steuerungsaufgaben im Projekt.

Die Teilung der Gesamtaufgabe erfolgt stufenweise und streng hierarchisch, sodass keine Aufgabe übersehen werden kann und jede auch nur einmal vorkommt. Sind alle an der logisch richtigen Stelle, dürfen keine Überlappungen und keine Lücken entstehen.

In der folgenden Abbildung ist ein Projektstrukturplan nach DIN 69901 dargestellt:

Die wesentlichen Begriffe sind in der Darstellung 3.1 aufgeführt. Das Arbeitspaket ist in sich geschlossen und wird zur Bearbeitung aller darin enthaltenen Aufgaben an ein Team bzw. eine Organisationseinheit vergeben.

Das Arbeitspaket stellt in der Untergliederung des Strukturplanes das unterste Element am Zweig dar. Will man das Arbeitspaket weiter in einzelne Vorgänge untergliedern, wählt man hierfür meistens Balkendiagramme, die nicht im PSP aufgeführt werden.

Die Projektstruktur wird von Projektmerkmalen bestimmt wie die Art des Projektes, seine Größe und Dauer, die Komplexität und die Auswirkungen innerhalb des Unternehmens. Generell kann die Strukturierung in zwei Richtungen vorgenommen werden, zum einen horizontal und zum anderen vertikal.

Bei der horizontalen Strukturierung wird innerhalb einer Ebene nach verschiedenen Aspekten aufgeteilt, beispielsweise nach Objekten oder Funktionen, aber auch nach Phasen.

Die vertikale Strukturierung befasst sich mit der Detaillierung in verschiedenen Ebenen, wobei der Detaillierungsgrad nach unten hin zunimmt.

Wird die Projektstruktur objektorientiert gegliedert, entsteht ein ergebnis- bzw. erzeugnisorientierter PSP. Er enthält die Struktur des herzustellenden Objektes, beispielsweise Bauteile oder Systeme, und eventuell auch weitere Daten, die zur Produkterzeugung nötig sind.

teht die Zielgröße Kosteneinhaltung im Vordergrund, so empfiehlt sich diese objektbezogene Strukturplanung.

Eine tätigkeitsorientierte Darstellung der nötigen Teilaufgaben ist am besten mit einem funktionsorientierten Projektstrukturplan zu erreichen. Zu jeder Teilaufgabe werden die entsprechenden Tätigkeiten festgelegt und dokumentiert.

Der Fokus dieser Darstellung liegt auf den Aufgaben des Projektes, deshalb eignet sich die funktionsorientierte Strukturierung gut für die Aufwandskontrolle.

Sollen Projektphasen deutlicher voneinander unterschieden werden, so eignet sich hierfür eine phasenorientierte Darstellung der Projektstruktur. Vorteilhaft ist eine Übersicht über den zeitlichen Projektablauf.

Steht bei der Projektdurchführung die Termineinhaltung im Vordergrund, unterstützt die phasenorientierte Darstellung den Erfolg.