Wie ist der Ablauf eines Projekts?

In Ergänzung zur Definition und zu den ersten Abgrenzungen des Projektbegriffs wollen wir hier diesen Begriff weiter präzisieren.

Die genaue Abgrenzung des Projektbegriffs ist nicht immer eindeutig. Wir definieren hier das Projekt vom Erhalt eines Auftrags zur Projektabwicklung bis hin zur Abnahme und Übergabe der Ergebnisse:

Dem eigentlichen Projekt geht immer voraus, dass von einem Auftraggeber eine Entscheidung getroffen wird, ein Projekt durchzuführen. Ist der Auftraggeber extern, so gibt es meist eine Anfrage (z.B. in Form einer Ausschreibung). Daraufhin legen potentielle (und eingeladene) Bieter entsprechende Angebote, von denen eines (in Sonderfällen auch keines) einen Zuschlag erhält, was zu einer Auftragserteilung und damit in Folge zu einem (externen) Projekt führt.

Ist der Auftraggeber intern, so kann es zu einem Projekt kommen, wenn es eine Projektidee oder eine Notwendigkeit, z.B. aus einer strategischen Planung oder durch eine Gesetzesänderung, gibt. Oft folgt darauf eine Vorprojektphase, in der – speziell bei unbekannten Technologien etc. – die Machbarkeit der Projektidee überprüft und ein Kostenrahmen geschätzt wird. Fällt die Entscheidung positiv aus, kommt es zum (internen) Projekt.

Ab diesem Punkt – nämlich dem Erhalt des Auftrags zur Durchführung des Projekts – beginnt das Projekt offiziell zu laufen. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass nicht Teile der (künftig geplanten) Projektorganisation nicht auch schon in Vorphasen involviert waren – beispielsweise wird ein Projektmanager seine Expertise in die Planung und Kalkulation bei der Angebotslegung oder bei der Vorprojektphase einbringen. Ebenso ist es möglich, dass bei komplexen Vorstudien oder bei umfangreichen Angeboten diese selbst als Projekt aufgesetzt und durchgeführt werden.

Welche Phasen gibt es in einem Projekt?

Ein nun zur Durchführung beauftragtes Projekt hat drei bzw. vier Phasen:

Im Allgemeinen legt man die Phasen „Projektdefinition“ und „Projektplanung“ zu einer „Projektstartphase“ zusammen. Eine Aufteilung kann jedoch dann Sinn machen, wenn die beiden Phasen von unterschiedlichen Personen oder Abteilungen etc. wahrgenommen werden.

Die im Folgenden vorgestellten Phasen sind nicht derart exakt getrennt, wie dies vermutet werden könnte. Die Phasen dienen lediglich der Orientierung, in welchem Projektabschnitt in etwa welche Tätigkeiten durchgeführt werden müssen. Beispielsweise ist es unerheblich, ob die ersten Aktivitäten zum Projektmarketing in der Projektdefinitionsphase oder in der Projektplanungsphase stattfinden.

Was beinhaltet die Projektdefinition?

In der Phase der Projektdefinition (Details siehe Projektdefinition) werden hauptsächlich

• der Projektanstoß gegeben
• der Projektauftrag festgelegt (siehe Projektauftrag)
• die Projektziele definiert (siehe Projektziele)

Im Mittelpunkt der Projektdefinition steht die Festlegung der Ziele und der Grenzen des Projekts. Inhalt und Umfang werden geklärt, ein erster Lösungsansatz wird überlegt und das „Big Picture“, d.h. das grobe, gemeinsame Bild des Projekts, wird entworfen. Das Projekt wird definiert, formell mittels Projektauftrag beauftragt und (z.B. IT-mäßig) eingerichtet. 

Zusätzlich findet ein Know-how-Transfer aus der Vorprojektphase oder aus der Angebotsphase in das Projekt statt. Die erste Projektorganisation wird festgelegt und das Projekt wird als soziales System etabliert. Die erste Projektdokumentation (Projekthandbuch) entsteht.

Diese Phase nimmt typisch ca. 10% der Gesamtzeit in Anspruch.

Was beinhaltet die Projektplanung?

In der Phase der Projektplanung (Details siehe Projektplanung) werden

• die Zeitplanung erstellt
• die Kostenplanung erstellt
• die Ressourcenplanung erstellt
• das Risikomanagement initiiert
• der Projektstrukturplan erstellt

Mit der Initialisierung nimmt das erste Team seine Arbeit auf. Auf der Grundlage des Projektauftrags werden die Pläne für die Durchführung entwickelt und die Organisation für das Projekt geregelt. Die Teambildung erfolgt und der Projekt-Kontext wird verfeinert.

Die Projektinfrastruktur wird beschafft und aufgebaut sowie das geplante Personal angefordert. Erste Überlegungen zum Risikomanagement und zur Krisenvermeidung werden getroffen. Alle wichtigen Prozesse sind definiert und das Projektmarketing kann beginnen.

Diese Phase nimmt typisch ca. 20% der Gesamtzeit in Anspruch.

Was beinhaltet die Projektabwicklung?

In der Phase der Projektabwicklung werden

• die Projektkommunikation durchgeführt
• die Projektschritte dokumentiert
• das Projektcontrolling durchgeführt
• der Projektstatus erhoben und berichtet
• die Projektdurchführung gesteuert
• das Änderungsmanagement gesteuert
• das Qualitätsmanagement und das Risikomanagement durchgeführt

In der Durchführungsphase werden die im Projektplan vereinbarten Ergebnisse entwickelt. Die Projektorganisation ist vollständig etabliert und das Projektmanagement ist kontinuierlich aktiv. Bei größeren Projekten kann die Durchführungsphase als Folge von Teilphasen organisiert werden.

Aufgaben der Projektkoordination sind ferner die laufende Sicherung des Projektfortschritts, die laufende Erstellung der adäquaten Informationen für Projektteammitglieder und Vertreter relevanter Umwelten sowie die laufende Unterstützung der Erfüllung einzelner Arbeitspakete. 

Die Abwicklungsphase nimmt typisch ca. 65% der Gesamtzeit in Anspruch.

Was beinhaltet die Projektabschluss?

In der Phase des Projektabschlusses (Details siehe PM-102) werden

• abschließende Tätigkeiten durchgeführt
• eine Rückschau auf das Projekt durchgeführt
• das Projekt ordnungsgemäß beendet und eventuelle Übergaben durchgeführt

Die Abschlussphase sorgt für ein definiertes Ende des Projekts. Der Erfolg des Projekts wird bewertet, die Dokumentation wird abgeschlossen und die bestehende Organisation wird aufgelöst. Die erreichten Ziele können und sollen gemeinsam gefeiert werden.

Vereinbarungen für eine eventuelle Nachprojektphase werden getroffen und die Projektabschlussberichte werden erstellt. Durch eine dokumentierte Rückschau auf das Projekt erfolgt ein Transfer des gewonnen Know-hows in die das Projekt durchführenden Stammorganisationen und in andere Projekte.

Diese Phase nimmt typisch ca. 5% der Gesamtzeit in Anspruch.

Welche weiteren Prozesse gibt es?

In den vorhergehenden Phasen eines Projekts wurde hauptsächlich auf die im Normalfall ablaufenden Phasen während eines Projekts eingegangen, welche das Projektteam unmittelbar betreffen. Parallel dazu gibt es weitere Prozesse, die entweder nicht vom Projektteam geführt werden oder an beliebigen Stellen eines Projekts auftreten können, somit auch nicht unmittelbar in Phasen eingeteilt werden können. Beispielhaft seien hier die Prozesse „Projektmarketing“ und „Projekt-Krisenmanagement“ erwähnt.