Was ist der Projektabschluss?

Eines der Merkmale, die ein Projekt kennzeichnen, lautet: Das Projekt hat einen Anfang und ein (geplantes) Ende. Die letzte Phase im Lebenszyklus eines Projektes ist der Projektabschluss.

Der korrekte Projektabschluss ist für die Beurteilung eines Projektes von großer Wichtigkeit. Durch den Projektabschluss wird erreicht dass:

• Projekte positiv gewürdigt werden, wenn sie gut gelaufen sind
• Projekte auch dann zu Ende gebracht werden, wenn sie nicht nur gut gelaufen oder sogar gescheitert sind und 
• Projekte und die daraus gemachten Erfahrungen nicht stillschweigend in der Schublade verschwinden, wenn sie misslungen sind

Die Phase des Projektabschlusses dient somit der geregelten Beendigung des Projekts, der eventuellen Übergabe z.B. in eine Wartungsphase sowie der Entlastung der beteiligten und verantwortlichen Personen. Im einzelnen wird in einer rückblickenden Abschlussanalyse auf folgende Bereiche eingegangen:

• Qualität der Ergebnisse
• Einhaltung (oder Verschiebung) der Termine
• Einhaltung (oder Verschiebung) des Budgets
• Sicherung der Erfahrungen
• Analyse der Fehler
• Qualität der Zusammenarbeit
• Dokumentation der Ergebnisse
• Überleitung des Projektergebnisses (z. B. Produkt) in die Betreuungsphase
• Klärung einer eventuellen Weiterentwicklung
• Klärung künftiger Zuständigkeit für das Projektergebnis
• Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber
• Entlastung von Projektleiter und Projektmitarbeiter
• Auflösung der Projektorganisation

Was ist die Abnahme?

Während des Projekts, spätestens aber zum Projektende, können oder müssen einzelne Ergebnisse oder erbrachte Leistungen durch den Auftraggeber formal abgenommen werden. Meistens sind damit auch vertragliche Vereinbarungen (z.B. ein Übergang in die Gewährleistung) und Zahlungen verbunden.

Nach DIN 69901-5 ist die Abnahme eine „unternehmerische Entscheidung des Auftraggebers, dass ein (Teil-)Ergebnis den Vereinbarungen und Erwartungen entspricht und somit als Grundlage für nachfolgende Prozesse verwendet werden kann und muss.“

Die (End-)Abnahme ist somit jener letzte Meilenstein im Projekt, mit der festgestellt wird, ob bzw. dass ein Projekt zu Ende ist. Nach Abschluss des Projektes weist der Projektleiter im Rahmen einer Projektabnahme daher nach, dass:

• das Produkt alle geforderten Funktionen der Spezifikation enthält
• das Produkt in der vereinbarten Qualität erstellt wurde
• das Budget innerhalb des vereinbarten (oder veränderten) Finanzierungsrahmens liegt
• die Termine innerhalb des vereinbarten (oder veränderten) Zeitfensters liegen

Ein Abnahmeprotokoll beinhaltet somit typisch

• die Beschreibung des abzunehmenden Liefergegenstandes
• gegebenenfalls erkannte (und eventuell zu behebende) Mängel sowie mögliche Vorbehalte bei der Abnahme
• einen Abschlussbericht und einen Erfahrungsbericht
• einen Testbericht über die Abnahme
• einen Nachweis des Projekterfolges = Messung der Zielerreichung
• eine Nachkalkulation (abschließender Plan-/Ist-Vergleich)
• die Analyse von Planabweichungen samt Ursachen
• Unterschriften des Auftraggebers und des Projektleiters

Es ist empfehlenswert, die Abnahme als formalen Akt die ganze Projektlaufzeit über bei allen Aktitiväten im Blick zu behalten. Das beginnt bereits mit der Definition der Anforderungen, wo parallel dazu überlegt werden kann und soll, wie die Anforderungen am Ende auf Einhaltung überprüft werden sollen.

Was ist die Abschlusssitzung?

Die förmliche Projektabschlusssitzung wird auch als „Kick-Out-Meeting“ bezeichnet. An dieser Sitzung sollte das gesamte Projekt(kern)team teilnehmen und idealerweise auch ein Vertreter des Lenkungsausschusses.

Der minimale Ablauf umfasst

• Dank an alle Beteiligten
• Der Vergleich der ursprünglichen Ziele mit den erreichten Zielen
• (Beginn der) Erfahrungssicherung
• Formale Entlastung des Projektmanagers und Auflösung des Projekts
• Formale Auflösung des Projektteams

Die Wissenssicherung bei Abschluss eines Projekts stellt häufig ein Problem dar. Das Sichern aller Dokumente und Berichte des Projekts liefert alleine noch keinen Nutzen für nachfolgende Projekte – hierzu müssen die „wesentlichen Merkmale und Erkenntnisse“ aus dem abzuschließenden Projekt extrahiert und für Nachfolgeprojekte zugreifbar gemacht werden. Dafür bietet sich die Abschlusssitzung an, da hier nochmals alle wesentlich beteiligten Personen teilnehmen und ihre Erfahrungen einfließen lassen können.

Was ist der Abschlussbericht?

Nachdem alle zum Projekt gehörenden Aufgaben beendet sind, erstellt der Projektleiter den Projektabschlussbericht. Nach DIN 69901-5 ist der Projektabschlussbericht (engl.: project closing report) eine „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen für mögliche Anschlussprojekte.“

Der Abschlussbericht dient hauptsächlich dazu, den Lernzuwachs durch die im Projektverlauf gesammelten Erfahrungen zu sichern, damit nachfolgende Projekte davon profitieren können. 

Weiterhin enthält der Abschlussbericht eine Abschlussanalyse in Form einer Nachkalkulation. In der Nachkalkulation werden die ursprünglichen Planvorgaben (Termine, Aufwände, Kosten) den, durch den Projektverlauf veränderten, Istgrößen gegenübergestellt. Auf diese Weise werden die tatsächlichen Kosten aller Einzelaufgaben und damit die Projektgesamtkosten ermittelt. 

Der Projektabschlussbericht beinhaltet typisch folgende Elemente:

• Den Projektauftrag und das Projektziel
• Die ursprünglichen Planungsunterlagen vor Projektfreigabe
• Die Ist-Unterlagen (letzter Stand) zu Projektende
• Eine Abschlussanalyse (Gegenüberstellung von ursprünglichen und im Projektverlauf aktualisierten Plangrößen mit den Ergebnissen bei Projektende) bezüglich 
  1. Terminen, 
  2. Aufwänden, 
  3. Kosten 
  4. und inhaltlicher Zielerreichung
• Die Erfahrungssicherung
• Die Ansprechpartner zur weiteren Betreuung des Projekts, z.B. für die Gewährleistungsphase

Was bedeutet die Übergabe des Projekts?

Ein Projekt ist mit der Abnahme, der Abschlusssitzung und dem Abschlussbericht zwar formal beendet, oft sind jedoch noch einige weitere Themen festzulegen. 

Dies umfasst

• Den Übergang des abgeschlossenen Projekts in den Regelbetrieb. Dazu gehören meist eine Gewährleistungsphase und eine Wartungsphase oder ein kurzfristig erhöhter Betreuungsaufwand während der Einführung. Gelegentlich sind auch Test- oder Erprobungsphasen vor dem eigentlichen Regelbetrieb vorgesehen
• Die Erledigung noch offener Punkte, insbesondere jene, die als Mängel in der Abnahme festgestellt wurden
• Die eventuelle Vorbereitung eines Wartungsvertrags nach Ablauf der Gewährleistungsphase
• Den Abschluss und die Übergabe von Dokumentation, wenn beispielsweise eine Weiterentwicklung als Anschlussprojekt vereinbart wurde

Wieso sollte man sich selbst feiern?

Projekte verlaufen meist nicht so glatt, wie sich das die Projektbeteiligten wünschen. Zeitverschiebungen, Kostenüberschreitungen, Ressourcenprobleme, Konflikte, Unwägbarkeiten, Überraschungen, Diskussionen, Änderungen etc. beeinflussen das Projekt.

Trotz all dieser Widrigkeiten, die ja ein Projekt letzten Endes auch ausmachen, ist es wichtig, den Projektabschluss angemessen, z.B. mit einer Feier, zu würdigen. Ein Projekt ordentlich zu Ende zu bringen ist keine Selbstverständlichkeit – eine Feier würdigt nochmals die vollbrachten Leistungen der Teammitglieder und ermöglicht es, sich in entspannter Atmosphäre nochmals über den Projektverlauf auszutauschen und die sozialen Kontakte für eine eventuelle spätere Zusammenarbeit in einem weiteren Projekt aufrecht zu erhalten.

Auf das Feiern wird oft vergessen – dabei ist es wichtig, auch das Projekt trotz aller Vorkommnisse in den letzten Wochen, Monaten und vielleicht sogar Jahren in einer derartigen Form abzuschliessen. Es muss deshalb nicht gleich ein Hotel gemietet werden – ein kleines Buffet außerhalb des formalen Rahmens, z.B. nach der Projektabschlusssitzung, genügt oft schon dafür.