Was ist ein Projektziel?

Werden Projekte termingerecht unter Einhaltung der zur Verfügung stehenden Ressourcen beendet und entsprechen die Projektergebnisse dennoch nicht den Erwartungen der Auftraggeber oder Kunden, führt dies zu Enttäuschungen bei allen Beteiligten. 

Dies zeigt, wie wichtig es in der Projektarbeit ist, die Ziele am Anfang sehr präzise festzulegen und sich eingehend mit ihnen zu befassen. Sowohl der Kunde als auch der Projektleiter müssen sich über die geforderten und die zu erwartenden Ergebnisse intensiv austauschen und einen gemeinsamen Nenner finden. Denn um zielfokussiert handeln zu können, muss man das angestrebte Ziel kennen.

„Wer nicht weiß, in welchen Hafen er segeln will, für den ist kein Wind ein günstiger!“, so Lucius Annaeus Seneca, 4 v.Chr. Corduba – 65 n.Chr. Rom; römischer Dichter und Philosoph. 

Wie ist die Definition des Begriffes „Ziel“?

Im Projektmanagement beschreibt ein Ziel jenen Zustand, der auf Wunsch eines Auftraggebers erreicht werden soll. Dieser Zustand ist ein realer Sollzustand, der mittels vorgegebener Bedingungen und Ressourcen erreicht werden sollte.

Die Anforderungen an ein Ziel sind im Wesentlichen die Erbringung von Leistungen bis zu einem bestimmten Termin unter Einhaltung zur Verfügung gestellter Mittel. Hier spricht man von den drei Eckpunkten Leistung, Termine und Kosten, die meist als Zieldreieck dargestellt werden.

Die Dreiecksdarstellung zeigt deutlich, dass nicht alle Zielsetzungen gleichermaßen zu 100 % zur selben Zeit erfüllt werden können.

Ziele haben immer auch Aufgaben zu erfüllen, so zum Beispiel sollen sie anzeigen, wie erfolgreich ein Projekt insgesamt gelaufen ist; hier erfüllen die Ziele eine gewisse Kontrollfunktion. 

Andererseits zeigen sie den unterschiedlichen Projektmitgliedern „wo es hingehen soll“, welchen Weg und welche Richtung das Projekt nehmen soll. Und natürlich verbinden Ziele idealerweise die Projektmitglieder zu einem effektiven Team. Dies ist notwendig, da die meisten Projekte unter einem gewissen zeitlichen Druck ablaufen.

Um die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen zu können, müssen bestimmte äußere Kriterien beachtet werden, das bedeutet, Ziele sollten bestimmte Eigenschaften aufweisen. Hier spricht man von den vielzitierten SMART-Kriterien:

• Spezifisch: Je klarer beschrieben und definiert die Anforderungen und Ziele der Kunden sind, desto leichter lassen sie sich erfüllen. 

Beispielsweise ist eine Aussage wie „die Produktionszeiten für Produkt A müssen verkürzt werden“ nicht spezifisch genug. Besser wäre „die Produktionszeiten für Produkt A müssen innerhalb der nächsten 5 Wochen von 5 auf 3 Tage verkürzt werden“.

• Messbar: Ziele sind erst dann eine Hilfe im Projektmanagement, wenn sie in quantifizierbare Zielvorgaben umgesetzt werden. Dann können sie auch ihre Funktion als Kontrollinstanz erfüllen.
• Ausführbar: Es ist darauf zu achten, dass nur Ziele formuliert werden, die auch mit den gegenwärtig zur Verfügung stehenden Ressourcen zu erreichen sind.
• Realistisch: Die angestrebten Ergebnisse sollten ohne allzu großes Wagnis und mit dem momentan verfügbaren Wissen und Fähigkeiten erzielbar sein.
• Termingerecht: Für den Zeitrahmen des Projektes sollten reale und bekannte Vergleichsgrößen die Anforderungen bestimmen.

Hilfreich ist es bei der Festlegung der Projektziele auch die Ziele eventuell anderer Projektteams im Unternehmen zu kennen, möglicherweise kann man Einsatzmittel gemeinsam nutzen oder es kommt zur Überschneidung beim Zugriff auf Ressourcen.

Liegen mehrere Ziele vor, ist es notwendig, sich über die Wechselwirkung der Einzelziele klar zu werden, deren Beziehungen zueinander zu gestalten und Strukturen gegebenenfalls zu optimieren.

Durch die Einführung einer Hierarchie unter den Zielen fällt die Planung leichter. Dabei kann man die Ziele entweder Top-Down detaillieren oder diese Bottom-Up suchen.

Unabhängig davon, für welches Verfahren man sich entscheidet, man sollte auf die Planungstiefe achten. Dabei spielen vor allem die Wirtschaftlichkeit und die Verhaltenssteuerung eine Rolle. Bei der Wirtschaftlichkeit sollte darauf geachtet werden, dass der Aufwand nicht höher ist als der Nutzen und bei der Verhaltenssteuerung kann gelten, „so gut wie möglich, so detailliert wie nötig“.

Wie bedeutet die Zielfindung?

Der Anstoß für ein Projekt ist oft die allgemeine Unzufriedenheit mit dem vorherrschenden Zustand, entsprechend allgemein gehalten fällt der erste Zielentwurf aus. Um einen gewünschten Zustand zu erreichen, ist die präzise Formulierung der zu erreichenden Verbesserungen notwendig. Hilfreich zur Zielfindung kann hier der Einsatz von sogenannten Kreativtechniken, Intuitive oder Diskursive, sein.

Beispiele für intuitive Verfahren:

• Brainstorming: Alle Mitglieder des Teams sammeln ungefiltert und nicht bewertet ihre Ideen, clustern diese und bewerten dann nach vorher festgelegten Kriterien.
• Umkehrtechnik: Diese Methode verlangt von den Teilnehmern, dass sie sich in die Situation des anderen versetzen und von dessen Standpunkt aus versuchen, das Problem zu lösen. Beispielsweise „Wie würde ich versuchen in einem überfüllten Bus noch einen Sitzplatz zu bekommen?“

Beispiele für diskursive Verfahren:

• Analogiemethode: Zur Annäherung und Lösung eines Problems werden analoge Fragestellungen aus anderen Bereichen herangezogen und dadurch versucht, sich einer Lösung zu nähern.
• Verfahren der Morphologie: Zu einem bestimmten Problem werden 3-4 Kriterien festgelegt und ein Vertreter aus jeder Abteilung stellt seine Lösungsansätze vor.

Ein morphologischer Kasten ist wie folgt aufgebaut.

Abteilung	Produkteigenschaften	Mögliche Ausprägungen	Mögliche Ausprägungen
Vertrieb	Preis	80 €	120 €
Produktion	Material	Holz	Metall
Design	Design	Modern	Nostalgisch
Marketing	Größe	Klein	Mittel

Um Ziele und ihre Erreichung im folgenden Prozess bewerten zu können, muss eine entsprechende Dokumentation vorgenommen werden. Die Sammlung der Kundenwünsche nennt man hierbei Lastenheft; daraus entsteht die Sammlung der machbaren Ziele, das sogenannte Pflichtenheft.

Im Pflichtenheft werden die Spezifikationen genauer detailliert und die Fragen nach wie, was, wo und wer beantwortet.

Welche Bewertungsmethoden für Ziele gibt es?

Im Projektmanagement hat sich herausgestellt, dass der erfolgreiche Umgang mit Zielkonflikten entscheidend für den Gesamterfolg eines Projektes sein kann. Benötigt man hierzu ein differenzierteres Verfahren als ausschließlich eine Bestimmung der Zielhierarchie, so bietet sich die Nutzenwertanalyse an. 

Man geht davon aus, dass jede auch teilweise Erfüllung von Zielen einen gewissen Nutzen bringt. Bei der Nutzwertanalyse stellt man den Nutzen der einzelnen Teilerfüllungen der Ziele die Menge der Einsatzmittel gegenüber.

	System A	System B
Unterziel	Nutzwert	Nutzwert
Funktionalität	100	70
Benutzeroberfläche	50	100
Handbuch	30	60

Diese Darstellung einzelner Nutzwerte macht die Hierarchie der einzelnen Ziele deutlicher und durchschaubarer.

Die Nutzwertanalyse kann im Team durchgeführt werden und die Ergebnisse werden einer zuerst einmal wertfreien Analyse zugeführt. Die Bewertung wird nach zuvor von allen akzeptierten Regeln, meistens von einem Entscheidungsträger, durchgeführt und dann dem Team vorgestellt.