Was ist ein Projektreporting?
Inhaltsverzeichnis
Das Projektberichtswesen stellt sicher, dass allen Projektbeteiligten jederzeit die wesentlichen Informationen aufbereitet und bereitgestellt werden, womit Informationsasymmetrien zwischen den Projektbeteiligten ausgeglichen werden. Das Reporting benennt die notwendigen Berichte, den jeweiligen Ersteller und die zugehörigen Empfänger.
Inputs für das Projektreporting kommen aus dem Projektfunktionendiagramm, aus der Projektkommunikation sowie aus der Liste für Ansprechpartner und Stakeholder. Sofern es für das Projekt angemessen ist, wird die Erstellung eines eigenen Berichtsplans hilfreich sein.
| Berichtsplan | ||||
|---|---|---|---|---|
| Bericht | Ersteller | Empfänger | Periode | Versandart |
| Projektstatus | Projektmanager | Projektteam | Monatlich | E-Mail, Server |
| Qualitätsbericht | Q-Verantwortlicher | PM, PAG | Monatlich | |
| Risikobericht | Projektmanager | PM-Q, Sponsor | Monatlich | E-Mail, Server |
Auszug aus Berichtsplan aus dem Projekthandbuch
Der Berichtsplan beantwortet die Fragen
- Welche Berichte gibt es?
- Wer erstellt jeweils welchen Bericht?
- Wer erhält die Berichte?
- Wie oft ist welcher Bericht zu erstellen?
- Wie erhalten die Empfänger den Bericht und/oder wo wird er abgelegt?
Ergänzt werden kann diese Tabelle beispielsweise um eine Freigabespalte, wenn ein Bericht vor Veröffentlichung einer Genehmigung bedarf.
Was versteht man unter Reporting an das Projektteam?
Ein Report an das Projektteam wird in den meisten Fällen mit dem Protokoll aus der Projektteam-Sitzung erfolgen, da dort alle für den Fortschritt relevanten Themen aufgelistet sind. Außerdem haben die Projektteam-Mitglieder nochmals ein Dokument zur Verfügung, aus welchem die sie betreffenden Arbeitspunkte hervorgehen.
Im Normalfall erhalten alle Projektteam-Mitglieder das Protokoll der Projektteam-Sitzung, insbesondere auch jene, die an der Besprechung nicht teilgenommen haben. Ferner macht es Sinn, im Protokoll Verweise auf aktualisierte Dokumente anzuführen (z.B. „Projektstrukturplan ist aktualisiert“ mit einem Link auf die Datei).
Was versteht man unter Reporting an den Projektauftraggeber?
Den Projektauftraggeber und andere Stakeholder in den Management-Ebenen interessieren meist weniger Details zum Projektverlauf, als diese von den Projektteam-Mitgliedern benötigt werden. Es ist üblich, dass hierfür ein Projektfortschrittsbericht verfasst wird, der typisch eine Seite umfasst und die wichtigsten Informationen liefert.
Berücksichtigen Sie jedoch die Vorlaufzeit und den Aufwand bei der Erstellung von Berichten – auch ein Bericht muss Sinn machen und genau jene Information enthalten, welche die jeweiligen Personen benötigen.
In diesem zusammenfassenden Projektfortschrittsbericht sind die wichtigsten Eckpunkte und Informationen für die Management-Ebenen zu einem Projekt enthalten. Der Status des Projekts und der Status anderer Themen (wie beispielsweise die Stimmung im Team) werden oft mit Ampelfarben dargestellt (z.B. grün = alles in Ordnung, gelb = Projekt in Schwierigkeiten, rot = Projektkrise).