Was sind Projektmeetings?

Zuletzt aktualisiert: 20.07.2022

Projektmeetings sind eines der zentralen Kommunikationsmittel in einem Projekt. Wie oft welche Meetings mit welchen Personen durchgeführt werden, wurde ja bereits in der Projektstartphase geplant.

Da die Besprechungen mit den Projektteammitgliedern meistens die höchste Frequenz haben, wollen wir darauf näher eingehen.

Wie ist wichtig bei der Vorbereitung von Projektmeetings?

Meetings müssen vorbereitet sein. Meetings brauchen

  • Einen Ort
  • Einen Start-Zeitpunkt und einen End-Zeitpunkt
  • Teilnehmer
  • Eine Agenda

Der Besprechungsort muss den Umständen der Besprechung dienen – also groß genug für die Anzahl der Teilnehmer sein, entsprechend ausgestattet sein (z.B. Flipchart, Beamer, Videokonferenzanlage, …), möglichst ungestört und leicht zu erreichen sein etc.

Start- und Endzeitpunkt sind wichtige Randbedingungen. Im Gegensatz zum bisher immer wieder als „geplant“ bezeichneten Endtermin soll der Endtermin einer Besprechung möglichst eingehalten werden – schließlich sind Besprechungen meist eine Unterbrechung des sonstigen Arbeitsalltags und die Teilnehmer müssen wissen, wie sie ihre restliche Zeit disponieren können. Bei längeren Meetings planen Sie auch Pausen ein.

Dass eine Besprechung auch Teilnehmer benötigt leuchtet ein – die Kunst ist es jedoch, die richtigen Teilnehmer einzuladen. Hier hängt es von der Situation ab: handelt es sich um eine Besprechung, wo alle Beteiligten die gleiche Information erhalten sollen? Handelt es sich um einen Statusabgleich, wo einzelne Arbeitspakete oder Teilleistungen wenig bis nichts miteinander zu tun haben? Oder ist es nur eine vergleichsweise kleine Gruppe, die ihren Status berichten und sich über mögliche Schwierigkeiten austauschen soll?

Im ersten Fall werden Sie alle Teilnehmer dazu einladen. Im zweiten Fall können Sie das Meeting auch staffeln: beispielsweise die erste halbe Stunde gemeinsam mit dem Team für die Haustechnik, die nächste halbe Stunde mit dem Team für die Inneneinrichtung. Ebenso sind alle Mischformen zulässig und je nach Situation sinnvoll: einen (möglichst) kurzen Teil mit allen Mitgliedern (am Beginn oder am Ende) und danach bzw. davor kurze Einheiten mit Subteams.

Besprechungsvorbereitung
Nr.Aufgabeerledigt
1Thema und Tagesordnungspunkte festlegen, Agenda entwerfen Geplante Themen auflisten Geplante Zeit pro Thema Notwendige Teilnehmer pro Thema Verantwortlicher Teilnehmer pro Thema Zusätzlichen Punkt „Sonstiges/Allgemeines“ aufnehmen Eventuellen Moderator auswählen
2Gesamten Zeitbedarf ermitteln, Pausen und Puffer einplanen, Start- und End-Zeit festlegen
3Benötigte Hilfsmittel definieren und überprüfen Flipchart, Pinnwand, Stifte, Papier Laptop, Beamer, Verbindungskabel Moderatorenkoffer Mikrofonanlage, Videokonferenzanlage Stifte und Papier für Teilnehmer Digitalkamera für Fotoprotokoll
4Geeigneten Ort und Räumlichkeit auswählen und reservieren Ist genügend Platz für alle Teilnehmer vorhanden? Ist der Raum wie benötigt ausgestattet oder muss etwas besorgt werden? Wird eine Verdunkelungsmöglichkeit benötigt? Eventuelle Verpflegung und Übernachtung berücksichtigen
5Eventuell notwendige Dokumentation zur Diskussion oder Vorbereitung erstellen
6Agenda fertigstellen und Einladung mit Agenda und Dokumentation rechtzeitig versenden
7Teilnahmebestätigungen einholen
8Bewirtung organisieren – Gläser, Getränke, Geschirr, Flaschenöffner, …
9Bei Bedarf Sitzordnung festlegen
10Protokollführer bestimmen
11Räumliche Vorbereitungen treffen – Sessel anordnen, Plakate/Informationsmaterial aufhängen
12Eventuelle Besprechungsregeln festlegen – Umgang mit Telefongesprächen etc.

Checkliste für Besprechungsvorbereitung

Jetzt braucht es noch eine Agenda. In dieser Agenda sind neben Ort, Zeit und Personen vor allem die zu besprechenden Themen und der Ablauf der Besprechung angeführt. Das Ausarbeiten einer guten Agenda kostet zwar ein wenig Zeit, gibt aber den Teilnehmern die Möglichkeit, sich konkret auf Besprechungspunkte vorzubereiten. 

Damit sparen Sie in der Besprechung wesentlich mehr Zeit als Sie für die Erstellung der Agenda aufgewendet haben. Die (vorbereiteten) Teilnehmer haben die Antworten und Auskünfte bereit und müssen diese nicht erst suchen oder holen oder gar auf einen anderen Zeitpunkt verschieben.

Ausschnitt aus der Vorlage für eine Agenda aus dem Projekthandbuch

Ausschnitt aus der Vorlage für eine Agenda aus dem Projekthandbuch

Aus dem oben gesagten ergibt sich auch, dass eine Agenda zumindest 2…3 Arbeitstage vor der Besprechung erstellt und ausgesendet werden muss – das ist der Mindestzeitraum, um allen Teilnehmern eine Vorbereitungszeit einzuräumen. Welche Spielregeln genau einzuhalten sind, haben Sie ja bereits in der Planungsphase vereinbart, siehe Projektdefinition.

Was ist wichtig bei der Durchführung von Projektmeetings?

Mit der Erstellung der Agenda haben Sie bereits alle wesentlichen Voraussetzungen für ein effizientes Meeting geschaffen:

  • Sie haben einen passenden und entsprechend ausgestatteten Ort ausgewählt
  • Sie haben eine Zeitstrukturierung der Besprechung vorgegeben
  • Sie haben die Inhaltsstruktur der Besprechung vorgegeben
  • Sie haben überlegt, welche Teilnehmer zu welchem Thema und Zeitpunkt benötigt werden
  • Und sie haben den Teilnehmern mitgeteilt, zu welchen Themen welcher Informationsfluss vorgesehen ist und dafür ausreichend Vorbereitungszeit anberaumt

Zur Vorbereitung bzw. zu Beginn der Besprechung sind jetzt nur mehr die Festlegung eines Moderators (falls ein gesonderter Moderator Sinn macht und dies noch nicht im Vorfeld bestimmt wurde) und die Festlegung des Protokollführers erforderlich. 

Einen Moderator brauchen Sie beispielsweise dann, wenn in der Besprechung Entscheidungen getroffen werden sollen und Sie selbst in die Thematik involviert sind. Ein gesonderter und neutraler Moderator sorgt dafür, dass der Prozess der Besprechung eingehalten wird und vor allem, dass die Teilnehmer einen gemeinsamen Beschluss fassen können, der ergebnisoffen ist. Steuern Sie selbst als Projektleiter einen solchen Prozess, könnte leicht der Vorwurf hochkommen, dass Sie das Ergebnis in Ihrem Sinne beeinflusst haben.

Der Projektleiter in der  Rolle des Moderators stellt seine eigenen Meinungen, Ziele und Werte zurück, bewertet weder Meinungsäußerungen noch Verhaltensweisen  nimmt eine fragende Haltung ein  wendet Moderationsmethoden an 
Der Projektleiter in der Rolle des Leiters und Teammitgliedes bringt seine eigenen Meinungen, Ziele und Werte ein  trifft Entscheidungen, die aufgrund seiner Rolle notwendig sind 

Projektleiter üben in Sitzungen meist beide Rollen aus.  Wichtig ist dabei, jeweils sichtbar zu machen, in welcher Rolle er gerade agiert.  Sind Projektleiter sehr stark inhaltlich involviert, kann es sinnvoll sein, einen internen oder externen neutralen Moderator für die Sitzung einzuladen oder zeitweise die Moderationsrolle an ein momentan nicht betroffenes Teammitglied zu übertragen.  Nicht übertragbar ist jedoch die Projektleitungsrolle! 

Auch ein gesonderter Protokollführer macht Sinn, weil Sie ansonsten – während Sie die Protokollpunkte notieren – Zeit verlieren und die anderen Teilnehmer warten müssen.

Noch ein Tipp zur Meeting-Effizienz: achten Sie auf die Einhaltung Ihrer Zeitplanung. Oft kommen in einer Besprechung Themen hoch, die zwar wichtig sind, aber mit der von Ihnen vorgegebenen Inhaltsstruktur unmittelbar nichts zu tun haben. Die Versuchung, solche Themen in der aktuellen Besprechung „wo ja alle benötigten Personen ohnedies anwesend sind“ zu besprechen ist groß, hat jedoch zwei gravierende Nachteile: die Teilnehmer sind darauf vermutlich nicht vorbereitet und sie stehlen den anderen Teilnehmern, die damit nichts zu tun haben, Zeit.

Notieren Sie zwar solche Themen im Protokoll, lagern Sie jedoch die zur Lösung notwendigen Arbeitsschritte in eine eigene Besprechung oder in ein anderes, adäquates Bearbeitungsmittel (beispielsweise in einen Workshop) aus. 

Wie werden Projektmeetings gut und effizient protokolliert?

Protokolle schreiben ist oft eine ungeliebte Tätigkeit, jedoch notwendig. Vor allem werden Protokolle aus Projektteam-Besprechungen sowohl Informationen zum Projektstatus als auch neue Arbeitspunkte enthalten, die sich aus der Besprechung ergeben. Diese müssen festgehalten werden, um 1. Arbeitspunkte kontrollieren zu können und 2. die Möglichkeit des Nachlesens zu geben.

Daraus ergibt sich eine Struktur eines Protokolls:

  • Wann und wo hat die Besprechung stattgefunden?
  • Wer war zu welchem Zeitpunkt dabei?
  • Eine Liste mit erledigten und festzuhaltenden sowie noch zu erledigenden Themen

Themen können dabei einen rein informativen Charakter haben oder in einem Arbeitspunkt resultieren. Es ist sinnvoll, die Themen im Protokoll durchzunummerieren, um sich später darauf beziehen zu können. Für Arbeitspunkte ist es zusätzlich notwendig, einen geplanten Endtermin sowie zumindest eine für die Erledigung verantwortliche Person festzuhalten.

Achten Sie bei der Beschreibung der Themen auf exakte und vollständige Informationen. Es passiert oft, dass nur Stichworte notiert werden und einige Tage später nicht mehr klar ist, was eigentlich genau der Inhalt eines Arbeitspunktes war. Ein Besprechungsprotokoll ist eines der wesentlichen Arbeitsmittel in einem Projekt, weil es die aktuell und in nächster Zeit zu erledigenden Themen und die getroffenen Vereinbarungen enthält.

Ausschnitt aus der Vorlage für ein Protokoll aus dem Projekthandbuch

Ausschnitt aus der Vorlage für ein Protokoll aus dem Projekthandbuch

Das Protokoll hat – anhand der festgelegten Spielregeln – innerhalb von z.B. 3 Tagen fertig erstellt und versendet zu werden. Ein Grund, warum oft das Protokoll nicht sofort in der Besprechung fertig geschrieben wird, ist, sich nicht in der Besprechung mit Formatierungen, Rechtschreibung und Grammatik aufzuhalten – auch das stiehlt den anderen Teilnehmern deren Zeit. Ein anderer Grund kann sein, dass die Aufzeichnungen mangels vorhandenem PC händisch auf Papier notiert und erst nach der Besprechung elektronisch erfasst werden.

In etwa ebenso lange sollte man den Teilnehmern die Möglichkeit geben, ihre Kommentare an den Ersteller des Protokolls rückzumelden – beispielsweise dann, wenn eine Information unvollständig oder fehlerhaft niedergeschrieben wurde. Erst nach dieser Frist und der Einarbeitung aller Kommentare wird das Protokoll endgültig und verbindlich und muss bei Änderungen nochmals an die Teilnehmer versendet werden.

Aus Besprechungsprotokollen resultieren oft Arbeitspunkte (ToDos). Sofern es Sinn macht und diese zur Struktur des PSPs passen, können die zu erledigenden Arbeitspunkte in geeigneter Weise in den PSP bzw. in die zugehörigen Arbeitspakete übernommen werden. Gelegentlich gibt es jedoch auch Arbeitspunkte, die gesondert geführt werden müssen – hierfür bieten sich geeignete ToDo-Listen an.

Nachteil dieser Methoden ist, dass die Themen zuerst im Protokoll erfasst werden und danach nochmals extrahiert und in separate Listen (Arbeitspakete, ToDo-Listen) eingetragen werden müssen. Da die Arbeitspaket- und ToDo-Listen zu erledigende Vorgänge mit geplanten Endterminen haben, müssen in Folge auch diese wieder separat überprüft werden. Hier bietet sich wieder eine toolunterstützte Projektverwaltung an, wenn die Menge an zu überprüfenden Arbeitspunkten eine gewisse Größe überschreitet.

Protokolle haben auch Vorteile: so lässt sich ein Protokoll beispielsweise auch an jene Personen, die über den Projektstatus informiert werden wollen, jedoch am Meeting nicht beteiligt waren, einfach versenden. Ferner ist mit ordentlich geführten Protokollen auch eine Dokumentation des Projektverlaufs gegeben, was reine Arbeitspaket- und ToDo-Listen ohne weiteres nicht liefern können.

So gilt auch hier, immer angemessene Mittel effektiv einzusetzen und Vor- und Nachteile abzuwägen. Unabhängig davon gilt das oben gesagte auch für Projektverwaltungs-Software: ein Protokoll einer Besprechung muss unabhängig vom Medium erstellt werden; die Software erleichtert lediglich die Zusammenführung verschiedener Listen und verringert die Zahl an Medienbrüchen.