Was ist Total Cost of Ownership (TCO) in Bezug auf IT-Systeme?

Aus (Rautenstrauch & Hunziker, 2011): Bereits seit Mitte der 80er Jahre des letzten Jahrhunderts, als die steigenden IT-Kosten vielen Unternehmen ein Dorn im Auge wurden, ging man dazu über, Modelle zur Erfassung der Gesamtkosten von IT-Systemen zu entwerfen, mit denen über die reine Betrachtung der Anschaffungskosten von Hard- und Software auch versucht wurde, indirekte Kosten einzubeziehen. So bemerkte man, dass die Gesamtkosten der IT aus der Sicht des Total Cost of Ownership (TCO) von Faktoren beeinflusst wurden wie beispielsweise neue Software-Installationen bzw. Roll-Outs, Betriebssystem-Migration, Internetverbindungen, Softwarelizensierungen und andere.

Im Jahre 1987 erarbeitete das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Gartner Group dann ihre erste Studie zur Bestimmung der Kosten eines PC-Arbeitsplatzes und weckte damit großes Interesse. In der damaligen Situation wurde es durch den zunehmenden Einsatz von Client-Server-Architekturen auf der Basis von Personalcomputern (PCs) anstelle von Großrechnern möglich, kostengünstigere Komponenten zu verwenden.

Trotz ständig sinkender Hard- und Softwarepreise, stiegen die Kosten im IT-Bereich insgesamt an, was für die Gartner Group zum Anlass wurde, eine Studie zur Erklärung der IT-Kostenentwicklung durchzuführen. Ergebnis ihrer Studie war, dass nicht nur die Anschaffungskosten eines PCs beim Kauf zu berücksichtigen sind, sondern auch deren Folgekosten, die rund um die Nutzung entstehen.

Diese Erkenntnis gilt dabei noch heute, nämlich, dass die indirekten Kosten der IT-Nutzung die direkten IT-Anschaffungskosten um ein mehrfaches übersteigen. Das von Gartner anschließend entwickelte Konzept des Total Cost of Ownership fokussierte anfangs nur auf den Einsatz von PCs, doch wurde schrittweise auch auf Mainframes, verteilte Systeme, Handhelds, LANs, TK-Einrichtungen, Call Center, Anwendungsentwicklung usw. ausgeweitet.

Ausgangspunkt für die Anwendung des Total Cost of Ownership-Konzepts ist es, alle einem IT-System zurechenbaren Kosten in zwei Gruppen einzuteilen: direkte Kosten und indirekte Kosten.

Zu den direkten IT-Kosten werden alle diejenigen gerechnet, die einer IT-Abteilung durch die Bereitstellung ihrer Leistungen gegenüber dem Unternehmen und seiner Teilbereiche entstehen. Während sich die Ermittlung der direkten Kosten, die regelmäßig Gegenstand der IT-Budgets sind und unmittelbar im Finanz- und Rechnungswesen erfasst werden, vergleichsweise einfach umsetzen lässt, ist es dagegen weitaus aufwändiger, verdeckte bzw. indirekte Kosten sichtbar zu machen, die z.B. mit der Nutzung der Informationstechnologie entstehen. 

So ist leicht einzusehen, dass die mit einem Anschaffungsvorgang verbundenen Eingangsrechnungen für eine Auswertung beschaffter Hardware und Software oder auch für eine Aufstellung über Ausgaben für IT-Verbrauchsmaterial weitgehend problemlos durch das Finanz- und Rechnungswesen bereitgestellt werden können, da sie buchmäßig unter den entsprechenden Aufwendungen erfasst werden. Dagegen entstehen indirekte IT-Kosten in Zusammenhang mit effizienzhemmenden Vorgängen im Zusammenhang mit der IT-Infrastrukturnutzung. 

Vor allem die stärkere IT-Durchdringung in den Geschäftsprozessen von Unternehmen wird ein weitaus größeres Problem bei dem Versuch, Transparenz in den IT-Kosten zu bekommen. Beispiele hierfür sind Ausfallkosten der IT durch ungeplante Instandhaltung und Wartung, Zusätzliche Servicekosten, die durch inkompatible Software-Updates, oder unbekannte IT-Hardware oder –Software entstehen. Auch die private Nutzung der betrieblichen IT innerhalb von Sozialnetzwerken wie Facebook und andere, das private Internetsurfen oder Gaming fällt in die Kategorie der indirekten IT-Kosten.

Direkte Kosten sind budgetierbare Kosten

• z.B.: HW/SW-Lizenz-/Leasingkosten, Entwicklungs-, Wartungs-, Support-, Administrations-, Ausbildungs-, Kommunikationskosten 
• Direkt in monetären Einheiten messbar

Indirekte Kosten sind nicht budgetierbare Kosten

• z.B.: Ausfallzeiten

• HW-/SW-Fehler, Bedienungsfehler
• Messbar, aber nicht direkt in monetären Einheiten 
• z.B.: Unproduktivität

• Peer Support, Reconfiguration, Self support, Learning by doing, User Scripting, Games, Surfen
• Nicht direkt messbar, nicht zweifelsfrei monetär bewertbar