Effektiver und produktiver werden in nur 8 Schritten

Mit den folgenden Tipps können Sie Ihren Alltag effektiv und produktiv gestalten.

1. Eine Morgenroutine einführen

Wer sich seine eigene Morgenroutine überlegt, der kann sich viel Gutes tun. Rituale am Morgen einzuführen ist auf mehreren Ebenen effektiv: Tätigkeiten, die einfach gemacht werden ohne lange darüber nachzudenken, entlasten einen gedankenvollen Kopf. Ein positives Ereignis am Morgen wirkt sich außerdem positiv auf den ganzen Tag aus. Wer sich morgens nur ein paar Minuten Zeit für sich selber nimmt, erschafft sich selbst einen angenehmen Start in den Tag. Das kann zum Beispiel Sport, ein Buch lesen oder Meditation sein.

2. Zeiteinteilung: In Minuten und mit Pausen planen

Die Konzentrationsfähigkeit schwankt im Laufe des Tages. Mit kürzeren Arbeitseinheiten und anschließenden Pausen lässt es sich daher effektiv aus dem Vollen schöpfen. Dabei sind Einheiten zu 90 Minuten ein guter Richtwert. Innerhalb der 90 Minuten sollte eine Pause von etwa 15 bis 20 Minuten eingeplant werden. Zusätzlich werden nicht allzudringliche Aufgaben gebündelt, wie beispielsweise das Aufräumen des E-Mail Postfachs oder des Schreibtisches. Für diese Aufgaben nicht mehr als 15 Minuten einplanen. Leichte und schnelle Aufgaben bestenfalls nach dem Essen erledigen, wenn die Konzentration sowieso sinkt.

3. Keine ToDo-Listen: alle Aufgaben als Termine im Kalender festhalten

Wer ToDo-Listen schreibt, der befasst sich gedanklich kurz mit den Aufgaben und legt sie erst einmal beiseite. Schnell stapeln sich ToDo-Listen zu einem Haufen Arbeit. Um die Aufgabenlisten schnell abzuarbeiten und viel zu erledigen, liegt die Aufmerksamkeit gerne auf leichten und weniger wichtigen Aufgaben. Besser ist, alle auch noch so kleinen Tätigkeiten in einen Kalender, zum Beispiel auf dem Smartphone einzutragen. Hier wird gleich mit der Urzeit die Priorität festgelegt, indem wichtige Aufgaben vorgezogen werden. Die Erinnerung ist ein Hilfsmittel, sich zu 100 % auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren.

4. Das 80:20 Prinzip anwenden

Benannt nach Vilfredo Pareto kennen wir das Prinzip heute mehr unter der 80 zu 20 Regel. In vielen unterschiedlichen Lebensbereichen taucht dieses Verhältnis von 80 zu 20 auffallend häufig auf. Es gilt dieses Verhältnis auf seine Tätigkeiten und Ergebnisse zu übertragen. Also 80 % der Ergebnisse mit 20 % Aufwand erreichen. Dazu finden Sie heraus, welche Aufgaben die wichtigsten Ergebnisse liefern und Sie richten ihre Aufmerksamkeit auf diese aus. Andere Aufgaben können (vorerst) vernachlässigt werden. Dazu ist es wichtig, sich konkret auf Hauptaufgaben zu fokussieren.

5. Multitasking ist ineffizient: Fokus auf eine Aufgabe qualitativer

Wer sich mehreren Aufgaben widmet, der teilt seine Aufmerksamkeit, aber vor allem auch seine Leistung auf. Das menschliche Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, die Konzentration aufzubringen viele unterschiedliche Reize gleichwertig zu verarbeiten. Die Leistung ist gemindert, die Fehlerquote erhöht. Dazu sinkt die Qualität der Ergebnisse und der Stressfaktor ist gesteigert. Wer sich stattdessen auf eine Sache konzentriert, bündelt seine Energien zu einem bestmöglichen Ergebnis. Wer nacheinander Aufgaben abarbeitet, und seine Konzentration einer Aufgabe widmet, arbeitet tatsächlich produktiv und effizient.

6. „Nein“ sagen, wenn Sie nicht wirklich „ja“ meinen

Konsequent sein will gelernt sein. Auch im 80 zu 20 Prinzip geht es darum, mögliche unnütze Aufgaben tatsächlich einfach sein zu lassen. Wer sich im Leben auf das Wesentliche konzentriert, muss auch Gefälligkeiten für andere ablehnen können. Egal ob Kollegen, Freunde oder der Nachbar um etwas bittet – manche Aufgaben sollten abgewägt werden, ob sie wirklich wichtig sind. Falls nicht – dann ausschlagen, dabei hilft ein freundliches aber beherztes „nein“.

7. Halten Sie regelmäßige Schlafgewohnheiten ein

Ein erholsamer Schlaf führt zu einem besseren Tag. Auch manche Schlafstörungen lassen sich lindern, wenn Schlafgewohnheiten konsequent eingehalten werden. Entspannungstechniken können dabei helfen: gezieltes Anspannen bzw. Entspannen wird zum Beispiel bei autogenem Training angewendet. Vorteilhaft ist sich über den Tag verteilt müde zu machen, abends sorgenvolle Gedanken loszulassen und ruhiger zu werden. Außerdem nicht zu spät Essen und Trinken, mindestens 2 Stunden vor dem Schlaf kein Sport treiben und nicht zu lange vor Bildschirmen sein, denn blaues Licht „weckt auf“.

8. Belohnung ist die beste Motivation

Tun Sie sich etwas Gutes. Jeden Tag. Das fängt schon im Kopf an. Wer gerne Tee oder Kaffee trinkt, der sollte sich bewusst eine heiße Tasse gönnen und sich Zeit zum Genießen nehmen. Das kann ebenso ein Spaziergang von ein paar Minuten sein, eine Süßigkeit oder etwas völlig anderes. Ausschlaggebend ist, sich vor Augen zu führen, dass Sie sich das verdient haben. Dankbarkeit ist ein erfüllendes Gefühl, aus dem Kraft und Stärke gewonnen wird. Den Tag produktiv gestalten – das lohnt sich in erster Linie für Sie selbst. Die beste Belohnung ist die gewonnene Zeit zu genießen.

Photo by Johnson Wang on Unsplash