Was sind die Grundlagen der Projektorganisation?

In der Projektorganisation gibt es fallweise Organisationseinheiten, die nicht auf unbegrenzte Dauer ausgerichtet sind, sondern eigens für zeitlich begrenzte Aufgaben zusammengestellt werden. Diese werden Projektorganisationen genannt. Projekte kennzeichnen sich durch a) einmaliges Stattfinden und b) durch ihren innovativen Charakter. Anders als bei Aufgaben aus dem Tagesgeschäft wird in der Projektarbeit die Herausforderung des neuen, unsicheren Faktors angenommen und bewältigt. 

Bei Projekten mit hoher Komplexität werden Projektteams (plus Projektleitungsfunktion) gebildet, die hauptberuflich in diesem Projekt zusammenkommen. Mittlere und kleinere Projekte laufen meist in der Nebentätigkeit für die Projektteilnehmer ab. 

Weitere Merkmale, ganz unabhängig vom Projekttyp, lassen erkennen, dass es sich um ein Projekt handelt. Neben der umfassenden Aufgabenstellung und der zeitlichen Befristung gibt es immer einen Projektstart und ein Projektende. Beide Termine sind fest definiert. Des Weiteren kennzeichnen sich Projekte durch benannte Teams inklusive der Leitungs- und Berichtsebene und einem fest geschriebenen Projektbudget. Gearbeitet wird in interdisziplinären Teams. Dies erfordert die Erledigung von fach – und bereichsübergreifenden Aufgaben mit meist flachen Hierarchien und einer deutlichen Koordinationsfunktion. Die Projektstruktur ist dargestellt in der Projektdefinition und einem ausführlichen Projektauftrag. Der Projektauftrag gilt als Legitimationsbasis für die Aufgaben und die Vorgehensweise im Projekt und ist als Grundlage für den Auftragnehmer und den Auftraggeber zu sehen. 

Um Projektfortschritte zu kontrollieren, wird oftmals ein Lenkungsausschuss eingesetzt, der aus Führungskräften des Auftraggebers und des Auftragnehmers besteht, sowie aus Projektleiter und (Projekt)-Teammitgliedern. 

Der Projektleiter verantwortet den Projektfortschritt, das Zeit- und Budgetmanagement und dem angestrebten Projekterfolg. Er ist außerdem die Kontrollinstanz und dokumentiert jede Phase. Dieser Bereich wird neben der Projektleitung oftmals auch Projektmanagement genannt. 

Das phasenweise Vorgehen innerhalb von Projekten wird jeweils mit einem Meilenstein (= Erreichung eines Teilziels) belegt und dem Lenkungsausschuss vorgestellt. Hierzu gibt es unterschiedlichste Methoden, Projekte zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Beispielsweise nennen wir die Netzplantechnik, die bereits im Jahr 1957/58 erstmals vorgestellt wurde.