Welche Medien werden bei Präsentationen eingesetzt?

Als Grundsatz für jede Präsentation muss gelten, dass der Vortragende sich auf das Wesentliche beschränken muss. Um die notwendige Überzeugungskraft zu erreichen, ist jedoch oft eine große Vielfalt an Informationen in kurzer Zeit erforderlich. In diesem Dilemma helfen Medien, mit denen Informationen prägnant vermittelt werden können. Damit wird auch gleichzeitig erreicht, dass Aufmerksamkeit und Interesse der Zuhörer geweckt und lebendig gehalten werden. Die gesamte Präsentation lebt vom Engagement des Vortragenden, ohne welches die notwendige Dynamik nicht entstehen kann.

Medien können Arbeitsmittel, Gedächtnis- und Gliederungshilfe zugleich sein und unterstützen den Vortragenden auf vielfältige Weise. Medien können durchaus auch mangelnde rhetorische Qualitäten und Unerfahrenheit überspielen. Voraussetzung ist allerdings, dass der Vortragende mit seiner Präsentation glaubwürdig erscheint.

Präsentationstechniken können daher als Kompensation von Schwächen gesehen werden, sind aber in erster Linie als Unterstützung bei der Präsentation zu verstehen.

Wie werden Kanäle kombiniert?

Erfolgreiche Präsentationsmodelle setzen auf die Kombination mehrerer Kanäle, Sprache und Bild werden parallel genutzt. Die Sprache sorgt für die Grundstruktur der Präsentation; wo es sinnvoll erscheint, werden weitere Sinne einbezogen.

Ein Produkt anfassen und mit ihm experimentieren zu können (haptischer Sinn), hat eine stärkere Wirkung als jeder Vortrag und jedes noch so gut gemachte Schaubild. In der täglichen Praxis wird dies allerdings häufig nicht möglich sein, in den meisten Präsentationen beschränken sich die eingesetzten Hilfsmittel daher auf Sprache und Bild.

Welche Medien eignen sich für einen Vortrag abhängig von der Verfügbarkeit und Anzahl der Teilnehmer?

Der Einsatz der Medien hängt zunächst von ihrer Verfügbarkeit ab. Nicht in jedem Seminarraum, jedem Hotel oder jedem Bildungsinstitut ist die Verfügbarkeit gleichermaßen gegeben.

Der Vortragende ist Regisseur und Organisator zugleich und vergewissert sich als solcher frühzeitig über die vorhandenen oder realisierbaren Möglichkeiten. Dazu gehören auch die Gegebenheiten des Saales sowie die Anzahl der Teilnehmer.

Man kann von schlechter Vorbereitung ausgehen, wenn der Raum fast zur Gänze leer ist oder wenn einige Teilnehmer schon nahe dem Vortragenden sitzen. Bei mehr als 20 Personen und einem Abstand von über 10 Metern zwischen der letzten Zuhörerreihe und der Projektionsfläche stößt man bei Flipchart und Whiteboard an Grenzen, wobei diese jedoch als zusätzliches Medium eingesetzt werden können.

Als Vortragender benötigt man einen gewissen freien Raum, innerhalb dessen man sich bewegen und die zur Verfügung stehenden Mittel sinnvoll einsetzen kann. Sitzordnungen können vielfältig sein, jedoch muss jeder Zuhörer den Vortragenden und seine Hilfsmittel jederzeit ohne Hindernis sehen können. 

Die Beleuchtung muss einerseits ausreichend, andererseits muss sie auch den technischen Notwendigkeiten angepasst sein. So muss beispielsweise bei der Verwendung eines Projektors für einen ausreichenden Kontrast der Darstellung gesorgt sein.

Die folgende Übersicht bezieht sich auf Präsentationsmedien mit PowerPoint, Flipchart, Overhead-Projektor und Pinnwand sowie auf die Zeichenelemente und –formen, die dabei eingesetzt werden können. 

Wie hilft dir PowerPoint?

PowerPoint von Microsoft ist zweifelsohne das am weitesten verbreitete Medium für Präsentationen. Die folgende Zusammenstellung von Hinweisen für eine wirkungsvolle PowerPoint Präsentation stammt von Microsoft (siehe Literatur).

Tipp	Details
Verwenden Sie so wenig Folien wie nur möglich	Begrenzen Sie die Anzahl der Folien in Ihrer Präsentation auf ein Minimum, damit Ihre Aussage deutlich wird und Ihr Publikum aufmerksam und interessiert bleibt.
Wählen Sie eine Schriftart, die das Publikum aus der Entfernung lesen kann.	Die Auswahl der richtigen Schriftart, z.B. Helvetica oder Arial, trägt zur Verdeutlichung Ihrer Informationen bei. Vermeiden Sie Engschriften, z.B. Arial Narrow, und vermeiden Sie Schriftarten mit Serifen, z.B. Times.
Gestalten Sie den Text einfach, indem Sie Aufzählungszeichen oder kurze Sätze verwenden.	Versuchen Sie Aufzählungszeichen auf eine Zeile zu begrenzen. Präsentieren Sie die Informationen, anstatt vom Bildschirm abzulesen. Einige Projektoren schneiden Folien an den Rändern ab, daher kann es Vorkommen, dass lange Sätze abgeschnitten werden.
Halten Sie die Beschriftungen von Diagrammen und Grafiken verständlich.	Verwenden Sie gerade genug Text, um die Beschriftungselemente in einem Diagramm oder in einer Grafik verständlich zu gestalten.
Gestalten Sie den Hintergrund der Folien unauffällig und einheitlich.	Hintergrund und Design sollen nicht von Ihrer Aussage ablenken.

Was sind Charts?

Bei einer Präsentation von etwa einer Viertelstunde besteht das Medium aus drei oder vier vorbereiteten Charts, seien es Overhead-Folien oder Flipchart-Blätter, auch im Wechsel mit der Verwendung von Whiteboards oder Pinnwänden.

Nicht erst seit PowerPoint wissen wir, dass je Chart eine Vortragszeit von 3 Minuten eingeplant werden muss  

Jedes Medium verführt auch dazu, möglichst viel Text, Bilder, Stichworte, Informationen überhaupt unterzubringen. Ein Grundsatz lautet daher, „weniger ist mehr“.

Als Faustregel gelten in der Praxis maximal 7 Stichworte je Chart (Folie oder Flipchart) mit großzügigen Rändern links, rechts, oben und unten.

Was ist das Flipchart?

Das Flipchart, vielseitig verwendbar und unabhängig von elektrischen Anschlüssen oder fest installierter Leinwand oder Whiteboard, hat seinen Platz vor allem in der kleineren Gruppe: als Arbeitsmittel in Besprechungen und Ideenfindungsprozessen, aber ebenso als Instrument der Präsentation.

In der Präsentation kann das Flipchart dynamisch gehandhabt werden. Manche Blätter werden ausführlich kommentiert, andere kurz angesprochen und rasch umgewendet. Einzelne Stichworte kann der Vortragende mit Effekt an hierfür freigelassenen Stellen ergänzen.

Die Hauptschwierigkeit liegt aller Erfahrung nach in der handschriftlichen Gestaltung. Um einfache Diagramme, Kurven und Zeichnungen auf dem ungewohnten Format darzustellen, bedarf es meist mehrfacher Versuche, auf die der ehrgeizige Vortragende nicht verzichten sollte. Wegen dieser – überwindbaren – Schwierigkeiten tendieren weniger Geübte dazu, auf dem Flipchart lediglich Schrift zu visualisieren.

Außerdem sind Deutlichkeit und Anordnung erforderlich; optisch ansprechende Blattaufteilung und farbliche Gestaltung müssen ebenfalls geübt werden.

Durch seine Einfachheit und aufgrund der Tatsache, dass Flipchart-Blätter in aller Regel handschriftlich erstellt werden, zeigt es viel von der Persönlichkeit des Präsentanten und vermittelt Nähe und Spontanität.

Nichts übermüdet einen Teilnehmer mehr als banal schwarz auf weiß beschriftete Charts 

Was ist die Pinnwand?

Die Pinnwand kann ebenfalls gut als Zweitmedium eingesetzt werden, zum Beispiel um zu Beginn besondere Interessen oder Vorwissen der Teilnehmer durch Karten sichtbar zu machen. Eine Verwendungsart, die die Präsentation beleben und den Teilnehmern den notwendigen Raum geben kann, selbst aktiv zu werden.

Als hauptsächliches Präsentationsmedium wird die Pinnwand selten verwendet; ihre Handhabung gilt im Urteil vieler Vortragenden als schwierig. Sie bietet jedoch vielseitige Gestaltungsmöglichkeiten. Die verschiedenfarbigen und verschieden großen Pinnkarten – sauber und gut lesbar beschriftet – erlauben und erfordern eine ausgeprägte Strukturierung.

Zur Gestaltung: Üblich sind „Wolken“ für Überschriften, längliche Karten für Oberbegriffe, längliche Normalkarten für die Stichworte, die mittels einheitlicher Farbe gruppiert werden können. Gruppen von Stichwortkarten (Cluster) können mit dickem Filzstift umrandet und durch Pfeile, Linien usw. miteinander verbunden werden.

Außerdem bietet die Pinnwand Platz für Poster, vergrößerte Fotografien, halbe Flipchart-Blätter und andere Materialien, die mit oder ohne Karten zu einem lebhaften, abwechslungsreichen Bild zusammengefügt werden. In der Posterpräsentation werden diese Möglichkeiten der Pinnwand besonders effektiv genutzt.

Um ein Durcheinander der Karten zu verhindern, empfiehlt es sich, diese in der Reihenfolge, in der sie aufgehängt werden sollen, mit Bleistift zu nummerieren – nur vom Vortragenden zu erkennen.

Nachfolgend ist eine Posterpräsentation im Rahmen des Kongressprogrammes vom 101. Deutschen Bibliothekartag in Hamburg 2012 abgebildet.

Mehrere Pinnwände können miteinander kombiniert werden. Damit erweitern sich die Gestaltungs-möglichkeiten zu Schau- und Lesewänden, die bei der Präsentation vom Vortragenden kommentiert werden können.

Was ist eine Overhead Projektion?

Die Folien sind leicht zu erstellen und noch leichter zu transportieren; potentielle Schwierigkeiten liegen eher in der Projektion selbst. Zunächst muss der Projektor überhaupt vorhanden sein; das ist nicht überall der Fall. Ist der Projektor vorhanden, könnte es an den notwendigen Anschlüssen oder einem Verlängerungskabel mangeln. Die Lampe des Projektors könnte ausfallen – wobei die meisten Geräte inzwischen über Ersatzlampen verfügen.

Diese negativen Szenarien können vermieden werden, wenn der Vortragende sich rechtzeitig vor Beginn seines Auftritts mit den Gegebenheiten und der Technik des vorhandenen Geräts vertraut macht. Dazu gehört auch das Ausprobieren.

Was ist das Whiteboard?

Als Arbeitsmittel ist inzwischen das aus der klassischen Tafel abgeleitete White Board in vielen Varianten weit verbreitet. Seine weiße magnetische Kunststoffoberfläche kann beschriftet, ebenso mit Magnetknöpfen angeheftet, gestaltet werden; Funktionen von Flipchart wie Pinnwand, auch als Zweitmedium in der Präsentation, werden auf elegante Weise wahrgenommen. Sein Nachteil liegt in der Kurzlebigkeit der Darstellung: irgendwann muss sie durch die nächste ersetzt werden. Die Visualisierungen bleiben nur für begrenzte Zeit sichtbar und können nur am Veranstaltungsort vorbereitet werden. 

Was ist das Handout?

Das Handout ist kein eigentliches Präsentationsmedium, gehört jedoch unabdingbar zu jeder einigermaßen wichtigen Präsentation: als Gedächtnisstütze, zum Nachlesen und Nacharbeiten, zur internen Wissensbildung und gegebenenfalls für Rückfragen an den Vortragenden.

Auf jedem Handout sind daher Thema, Zeit und Ort der Präsentation sowie Name und Anschrift des Vortragenden zu vermerken.

Diese ergänzenden Informationen nehmen bei formellen und sehr wichtigen Präsentationen den Charakter einer mehr oder weniger umfangreichen Dokumentation an, in der Hintergrundtexte, Statistiken und andere Informationen enthalten sind, die zum vertieften Verständnis der präsentierten Botschaft wichtig erscheinen.

Was sind Diagramme?

Bereits Typografie schafft Bilder. Einen Schritt weiter gehen Verfahren, die numerische Angaben in Diagrammen visualisieren. Verhältnisse oder Entwicklungen lassen sich prägnant und eingängig darstellen. 

Die am weitesten verbreiteten Diagrammtypen sind:

Selbstverständlich ist es auch möglich, dreidimensionale Diagramme zu erstellen. Auch hier gilt jedoch wieder, dass die Aufnahmefähigkeit der Zielgruppe nicht durch übermäßig komplexe Diagramme überfordert werden darf.

Was sind Infografiken?

Dreidimensionale Diagramme können für den Betrachter nicht nur einen höheren optischen Reiz bie-ten, sondern auch unter Zuhilfenahme der dritten Dimension ein schneller erfassbares Bild liefern. Besonders im englischsprachigen Raum ist man schon seit Jahren dazu übergegangen, Diagramme und Infografiken in bildhafte Formen zu übersetzen.

Anfangs wurden beispielsweise Säulen verwendet, um im jeweiligen Kontext Gebäude darzustellen, Kreise als Geldmünzen oder Punkte um Dollarzeichen darzustellen. 

Inzwischen hat es sich durchgesetzt, komplexe Prozesse, wie technische Abläufe oder juristische Be-

weisführungen, die schwierig mit Worten zu beschreiben sind, in chronologische Schaubilder zu übersetzen. So entsteht innerhalb einer Grafik ein Mini Comic, der den Vorgang unter die Lupe nimmt.

Der Vorteil von Infografiken ist deren schnelle Erfassung durch bildhafte Darstellung. Derartige Grafiken lassen sich allerdings nicht mit den herkömmlichen Präsentationsprogrammen erstellen, es werden hierzu eigene Gestaltungsprogramme oder ein Grafiker benötigt. Englischsprachige Zeitungen haben daraus eine echte Kunstform entwickelt und beschäftigen alle mehr oder minder spezialisierte Infografiker.

Zwei Beispiele von Infografiken folgen:

Welche Kontrollfragen solltest du dir immer beim Einsatz von Medien stellen?

1. Nennen Sie den Unterschied hinsichtlich der Gliederung zwischen einer Überzeugungsrede und einer Informationsrede.
2. Wie ist die Argumentationsfolge bei der Dramatisierenden Strategie einer Überzeugungsrede?
3. Was versteht man unter Primacy-Effekt und Recency-Effekt?
4. Wo liegt der Fehler im Vergleich des menschlichen Auges mit einer Kameralinse?
5. Warum werden bei bildlichen Darstellungen nahe beisammenliegende Elemente als Gruppe wahrgenommen?
6. Welche Überlegung führt zur Empfehlung, den Hintergrund einer Abbildung möglichst schlicht zu halten?
7. Nennen Sie mindestens zwei (von vier) Empfehlungen zur Erstellung von wirkungsvollen Grafiken.
8. VIII. Warum wird bei Präsentationen auch das Flipchart verwendet, obwohl es selten als hauptsächliches Präsentationsmedium eingesetzt wird?
9. Wie unterscheidet sich eine Infografik von einem herkömmlichen Diagramm?