Was sind rhetorische Wirkungskriterien einer Präsentation?

Wie präsentiert man Wahrnehmungsgerecht?

Wer präsentiert, benötigt ein klares Ziel. Er möchte ein Konzept so verständlich und überzeugend vermitteln, dass seine Adressaten diesem Konzept zustimmen. Unabhängig vom Thema ist es von entscheidender Bedeutung, Präsentationen so zu gestalten, dass die vorgestellten Inhalte von den Zuhörern auch so verstanden werden, wie der Redner dies wünscht. Der Redner muss es daher verstehen, die unterschiedlichen Bedeutungen und ihre Zusammenhänge, die in der Rede behandelt werden, möglichst „verlustfrei“ seinem Publikum verständlich zu machen. Was verstanden werden soll, muss erfolgreich wahrnehmbar gemacht, d.h. den Sinnen der Zielgruppe in geeigneter Form dargeboten werden.

Wie sollten Einstieg und Ende aussehen?

Stark beginnen und stark enden. Der starke Einstieg ist wichtig, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen. Dadurch steigt auch die Motivation, der Präsentation vorurteilsfrei zu folgen. Ein guter Einstieg ist auch wichtig, um zu vermeiden, dass das Publikum bereits von Anfang an unaufmerksam ist und in der Folge unruhig werden kann. Der Schluss der Präsentation ist insofern wichtig, weil die Zuhörer diesen mit nach Hause nehmen und der Schluss somit die gesamte Präsentation abrunden und zusammenfassen soll. 

Fehler im Mittelteil werden eher verziehen als Fehler am Ende. Die Zuhörer sollen das Gefühl bekommen, dass die Präsentation logisch sinnvoll und inhaltlich stimmig ist. Es ist daher zu empfehlen, sich auf den Einstieg und den Schluss besonders gut vorzubereiten.

Welchen inhaltlicher Rahmen sollte man einhalten?

Zur sorgfältigen Vorbereitung der Präsentation gehören nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch Gedanken über die Struktur des Inhalts. Die Struktur muss Spannung aufbauen und erhalten können. Beim Publikum erzeugte Erwartungen müssen erfüllt – vielleicht sogar übertroffen – werden, damit der Zuhörer zufrieden die Präsentation verlässt. 

Die Möglichkeiten der Gestaltung der Struktur sind mannigfaltig: Der Inhalt kann eine einzige spannende „Geschichte“ sein oder auch aus einer Reihe von Fragen bestehen, die anfangs gestellt und gegen Ende beantwortet werden. Hier darf und muss der Redner phantasievoll sein.

Was ist der rote Faden?

Den roten Faden legen (und nicht verlieren). Das Publikum soll möglichst früh darüber informiert werden, was es erwarten darf. Dazu gehört die Vorstellung des Inhalts, der wichtigsten Blöcke und Einheiten. Der Übergang einer Haupteinheit zur nächsten soll vom Redner klar gekennzeichnet werden, ebenso die Stellung der Einheit im gesamten Rahmen. 

Zuhörer sind immer wieder abgelenkt und verlieren die Aufmerksamkeit. Im Idealfall soll jedem Zuhörer nach einer unaufmerksamen Phase jederzeit der Wiedereinstieg in die Präsentation  gelingen. Ein für alle ersichtlicher roter Faden ist dazu unerlässlich.

Wie ist der Einsatz von Medien zu planen?

Der Einsatz von Medien ist immer nur unterstützend. Die Präsentation lebt vom Redner, daher können auch perfekt gestaltete Medien eine schlechte Präsentation nicht gut machen. Andererseits können schlecht gestaltete Medien eine sonst gute Präsentation zunichte machen. Da viele Präsentationen durch PowerPoint unterstützt werden, sei hier auf die Fehlermöglichkeiten – beispielsweise unruhig gestalteter Inhalt – hingewiesen, die bei unüberlegtem Einsatz von Animationen entstehen können. 

Der Einsatz von Medien wird bestimmt durch die Frage, womit Inhalte vorteilhaft unterstützt werden können. Zu diesem Zeitpunkt muss der Inhalt und dessen Struktur bereits klar sein.

Was ist die Körpersprache?

Auch während der Zeit, in der der Redner schweigt, ist die Körpersprache vorhanden – also immer. Wie weit die Kommunikation zwischen Personen von Körpersprache beeinflusst wird, lässt sich nicht genau sagen und ist sicherlich auch situationsabhängig. Werte von über 50% sind jedoch durch wissenschaftliche Untersuchungen bewiesen worden. Das bedeutet, dass zur Übermittlung von Informationen der nonverbale Kanal intensiver benutzt wird als der verbale Kanal.

Körpersprache wird schon seit Urzeiten intuitiv eingesetzt. Sie umfasst alles von der Bewegung einer Augenbraue bis hin zur Zeichensprache taubstummer Personen. Wichtig ist die Kenntnis lokaler Körpersprache – nicht alle Gesten haben weltweit die gleiche Bedeutung. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn anzunehmen ist, dass das Publikum international zusammengesetzt ist.

Was Wirkung hat Sprache?

Der beim Präsentieren am häufigsten genutzte Kanal ist die Sprache.

Das Wort ist die Basis der Kommunikation. Sprache kann auf die jeweilige Situation abgestimmt werden, sie ermöglicht Flexibilität und Dialog.

Ungeachtet dieser Vorteile kann Sprache aber auch Nachteile haben. So kann sie beispielsweise in einem Vortrag eintönig wirken. Guten Rednern gelingt es, abwechslungsreich zu sprechen, um das Interesse und die Aufnahmefähigkeit der Zuhörer aufrecht zu erhalten.

Gemäß der Devise „ein Bild sagt mehr als 1000 Worte“ wird dem visuellen Teil einer Präsentation große Bedeutung zuteil. Es ist unbestritten, dass der Mensch seine Umwelt überwiegend visuell wahrnimmt. Bilder können stark, schnell und emotional wirken. Auch können Bilder komplexe Zusammenhänge strukturieren und sie dadurch verständlich machen. Dennoch kann sich der Vortragende nicht nur auf Visuelles alleine verlassen. Präsentationen, die nur auf visuelle Elemente setzen, wirken starr und vorfabriziert.

In jedem Fall ist es sinnvoll, den Hintergrund von Abbildungen möglichst schlicht zu halten, um eine Konkurrenz von Figur und Hintergrund auszuschließen.

Wie geht man mit Nervosität um?

Nervosität ist im Zusammenhang mit Präsentationen auch als Lampenfieber oder Redefurcht bekannt. Betroffene sollen sich klarmachen, dass es ein Phänomen ist, das die überwiegende Mehrzahl von Vortragenden betrifft.

Wenn man sich den zugrundeliegenden Ängsten stellt und sich aktiv mit ihnen auseinandersetzt, so lassen sie sich in ihrer Wirkung abschwächen oder gar auflösen. Es gilt, die innere Unruhe und Angstreaktion unter Kontrolle zu halten, um damit Hemmungen zu überwinden. Dazu soll versucht werden – in aller Gelassenheit – wahrzunehmen, was gerade mit einem selbst passiert (beispielsweise Herzklopfen, trockener Mund). So lernt man Körperreaktionen in angespannten Augenblicken kennen und bekommt allmählich ein Gefühl dafür, was im Organismus an Veränderungen entsteht und auch wieder vergeht. Gelassenheit kommt von Zulassen.

Ein erster Schritt ist, jede Gelegenheit für einen öffentlichen Auftritt zu nutzen, am besten aber bei Veranstaltungen mit bekanntem Publikum beginnen. Solche Veranstaltungen können Elternabende oder Vereinsversammlungen sein.

Nehmen Sie sich beispielsweise vor, auf dem nächsten Elternabend oder dem Vortrag Ihres Kollegen eine Frage zu stellen, oder eine Anmerkung zu machen. 

Bei Redepannen können folgende Hinweise helfen:

• Eine bewusste Pause einlegen („Wir haben uns jetzt eine Pause verdient.“)
• Zusammenfassung machen. Das eben Dargestellte kurz zusammenfassen.
• Wiederholen. Den zuletzt gesprochenen Satz noch einmal langsam und betont wiederholen.
• Rhetorische Fragen stellen oder dem Publikum eine Frage stellen.
• Offen zugeben: „Ich habe gerade den Faden verloren“.
• Präsentationsmethode wechseln. Das Publikum mit einbeziehen, eine Diskussion oder Gruppenarbeit beginnen.
• Kapitel überspringen („Darauf komme ich später zurück“).

Lampenfieber ist an sich nicht schlecht, da es Körperspannung und Kraft aufbauen kann und „wach“ macht. Lampenfieber kann wie ein Aufputschmittel wirken, ohne welches eine Präsentation lahm wirken kann. Wichtig ist ein gesundes Gleichgewicht.

Redeangst kann auch abgebaut werden:

• Schon allein zu wissen, dass jeder Vortragende Lampenfieber hat, kann helfen, Redeangst und den damit verbundenen Stress abzubauen.
• Redeangst verdrängen verstärkt den inneren Druck und steigert damit das Lampenfieber.
• Bewegung, besonders an der frischen Luft, baut Stress ab.
• Bewusste Entspannungsübungen vor der Präsentation lockern den Körper. Diese Entspannungsübungen sollen bereits bekannt und mehrmals geübt sein.
• Atemübungen können Spannung reduzieren. Falsches, verkrampftes Atmen erhöht die Körperspannung.
• Gute Vorbereitung auf die Präsentation schafft Ruhe und Sicherheit.
• Redesituationen trainieren macht selbstsicher und entspannt – je öfter, desto besser.
• Gedanklich die Redesituation vorher durchgehen beruhigt.
• Den Kontakt und das Gespräch mit Zuhörern vor der Präsentation suchen. 

(nach Kropf und Tengler, 2010, 53ff)

Machen Sie sich einen Zeitplan! 

Welche wichtigen To Do‘s gibt es für die Präsentation?

Vor der Präsentation soll nochmals überprüft werden, ob alle Manuskriptseiten, Folien, Handouts in der richtigen Reihenfolge geordnet sind. Achten Sie darauf, dass Sie am Morgen des Vortrags für alles Notwendige genügend Zeit und Ruhe haben, und versuchen Sie, vor allem die letzten Stunden frei von Hektik zu halten. Gehen Sie allen Aufregungen, vor allem Menschen, die selbst nervös oder ängstlich sind, aus dem Wege. Bleiben Sie vor allem sich selbst gegenüber gelassen. Machen Sie sich rechtzeitig auf den Weg in den Vortragsraum, versuchen Sie tief durchzuatmen.

Bevor Sie zu sprechen beginnen, sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, Ihre Körpermuskulatur zu entspannen. Zwingen Sie sich, bewusst langsam zu sprechen. Machen Sie immer wieder Pausen, in denen Sie ruhig durchatmen und Ihre Haltung, vor allem die Kieferpartie, Stirn und Nackenmuskeln bewusst entspannen. 

Haben Sie keine Angst, wenn ein Satz unvollständig bleibt. Außer Ihnen wird es kaum jemandem auffallen, außerdem wirkt es oft sogar menschlicher. Falls sich an Ihren Vortrag eine Diskussion anschließen sollte, lassen Sie sich auch bei Ihren Antworten ausreichend Zeit. Wiederholen sie ruhig die Frage. Dies gibt Ihnen nicht nur Zeit zum Nachdenken, Sie machen die Frage damit auch zu Ihrer eigenen und ziehen so die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf sich. Sie müssen nicht auf alle denkbaren Fragen eine Antwort wissen. Oft wirken Sie sogar glaubwürdiger und überzeugender, wenn sie offen sagen, dass sie etwas nicht oder noch nicht wissen.

Betrachten Sie Ihre Aufgabe nach Vortragsende als erledigt, und fangen Sie nicht an, darüber nachzugrübeln, was sie hätten besser machen können. Genießen Sie ihren Erfolg und tun Sie etwas, was Ihnen Spaß macht.

Eine Hauptgefahr beim Medieneinsatz besteht darin, dass der Vortragende seine Stichworte von Flipchart bzw. Leinwand oder Pinnwand abliest und so mit dem Rücken zum Publikum spricht.
Leseempfehlung: siehe Literatur Breger und Grob, 2002.

Nur mit Blickkontakt zu den Teilnehmern sprechen!  

Was ist die Visualisierung einer Präsentation?

Was bedeutet KISS – Keep It Short and Simple?

Der Vortragende hat sich innerhalb eines Projekts unerhört viel Mühe gegeben, hat das eine oder andere wertvolle zu Tage gefördert und will es den Adressaten dann auch mit 70 Schaubildern in 1 ½ Stunden zeigen. Er präsentiert in aller Breite, was er getan hat. Und damit häufig ganz und gar an den Interessen der Zielgruppe vorbei.

Sich einen Stoff anzueignen ist nicht dasselbe, wie diesen wieder darzustellen. Vielen Präsentanten ist dieser Unterschied nicht klar. Komplexe Analysen und detaillierte Ausarbeitungen sind auf dem Wege zum Erkenntnisgewinn fast immer unerlässlich. In der Präsentation wird jedoch nur der Kern der Herleitung und die Quintessenz visualisiert und dies sehr eindeutig.

Nachdem der Vortragende seine Ziele definiert und seine Kernaussagen festlegt, geht es um das WIE: Was zu tun ist, um die gewünschte Überzeugung beim Zuhörer zu erreichen – das betrifft alle Teilbereiche sowie die Auswahl der Inhalte. 

Die entscheidenden Elemente einer guten Präsentation sind:

• Gehaltvolle Informationen. Dadurch gewinnt die Grafik an Bedeutung.
• Ansprechende Visualisierung. Sie gibt den Inhalt wieder und unterstreicht die wesentlichen Aussagen.
• Durchdachte Umsetzung. Erst die Umsetzung macht den Inhalt und die grafische Gestaltung ansprechend oder nicht.

(Nach Breger & Grob, 2002)

Wie erstellt man wirkungsvolle Grafiken?

Die nachstehende Empfehlung stammt von einer Publikation des angesehenen Wall Street Journals. Danach sind folgende Schritte konsequent einzuhalten:

• Recherche. Nur aktuelle und autorisierte Quellen verwenden. Falls nötig, Genehmigung zur Nutzung der Daten einholen.
• Bearbeitung. Diese besteht aus mehreren Schritten:
  • Bestimmung der Kernaussage
  • Identifikation der Daten, mit denen die Kernaussage am besten dargestellt wird. Dies könnte beispielsweise ein Marktanteil sein, gegenüber prozentualen Veränderungen.
  • Selektion und Vereinfachung der Datenmenge, um die für die Zielgruppe relevante Kernaussage herauszufiltern.
  • Rechnerische Anpassung der Ursprungsdaten, um die Kernaussage zu betonen, beispielsweise absoluten Werten prozentuale Veränderungen gegenüberstellen.
• Umsetzung. Dazu:
  • Wählen Sie die richtige Darstellungsform: Linie für einen Trend; Balken, um einzelne Quantitäten aufzuzeigen.
  • Wählen Sie die geeigneten Parameter für das Diagramm wie Skalierung, Steigung der y-Achse und Nullpunkt.
  • Versehen Sie die Grafik mit Titel, Legenden und Quellenhinweis.
  • Setzen Sie Farben und Typografie der Kernaussage entsprechend ein.
• Kritische Überprüfung. Die einzelnen Schritte zu diesem Punkt sind:
  • Überprüfung der grafisch dargestellten Daten mit den Quellen
  • Kritische Beurteilung, ob die Grafik sinnvoll ist
  • Überprüfung der Daten unter Zuhilfenahme weiterer Quellen. Bei zweifelhaften Inhalten sowie bei Ausreißern Experten zu Rate ziehen.

(nach Wong, 2011, 20ff)