Welche Werkzeuge gibt es im Projektmanagement?

In den bisherigen Ausführungen wurden bereits einige Werkzeuge, die im Projektmanagement eingesetzt werden können, angesprochen. An dieser Stelle erfolgt nochmals eine Zusammenfassung und Ergänzung dieser Thematik.

Welche Vorlagen und Listen gibt es?

Wenn keine eigene Software für Projektmanagement-Aufgaben zur Verfügung steht oder wenn der Projektumfang die doch komplexe Verwaltung eines Projekts mittels geeigneter Toolunterstützung nicht rechtfertigt, dann genügt es durchaus, mit einfachen Vorlagen und Listen zu arbeiten.

Eine wesentliche Vorlage dazu ist das Projekthandbuch. In diesem werden alle für den Projektverlauf wesentlichen Abläufe und Informationen festgelegt. Ebenso gibt es dort Vorlagen für wiederkehrende Tätigkeiten, beispielsweise jene für die Protokollierung von Besprechungsergebnissen.

Eine Vielzahl von anderen Aufgaben kann beispielsweise mittels Tabellenkalkulationsprogrammen bearbeitet werden. Solche Listen eignen sich unter anderem für

• ToDo-Listen (das sind – außerhalb von Arbeitspaketen – zu erledigende Aufgaben mit einer Beschreibung der Aufgabe, einer verantwortlichen Person und einem Zieltermin, sogenannten Arbeitspunkten)
• Die Verwaltung von Arbeitspaketen selbst (ebenso mit Beschreibung, Verantwortung, Zieltermin und beispielsweise dem Fortschrittsgrad) bis hin zu einfachen Projektstrukturplänen
• Zeit- und Kostenanalysen, z.B. mittels Trendanalyse
• Fehlerverfolgung (Issue-Tracking)
• Risiko- und Chancenmanagement
• Ansprechpartner und Stakeholder

Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel sind dafür sehr beliebt, weil auf einfache Art und Weise gefiltert und sortiert sowie mit Formeln hantiert werden kann.

Nachteilig von solchen Listen und Vorlagen ist generell, dass zwischen den einzelnen Elementen keine bis nur wenige Zusammenhänge hergestellt werden können. Das bedingt einerseits einen ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Dateien und Bearbeitungsprogrammen, andererseits sind einzelne Informationen unter Umständen auf mehrere Dateien verteilt und daher nur schwer konsistent zu halten. Die einfache Verwendung und die meist vorhandene Software zur Bearbeitung von Dokumenten und Tabellenkalkulationen rechtfertigen jedoch deren Einsatz in kleinen und mittleren Projekten.

Welche Projektplanungssoftware ist am Markt verfügbar?

Projektplanungssoftware unterstützt mehr oder weniger den gesamten Ablauf eines Projekts. Vor allem die Konsistenz von Daten, die Bearbeitung aller Informationen über ein einziges Programm und der meist mögliche gleichzeitige Zugriff auf die Daten von mehreren Personen aus sprechen für professionelle Projektsoftware.

Gleichzeitig damit verbunden sind Kosten für die Investition einer solchen Software zuzüglich der nicht zu vernachlässigenden Kosten für die Schulung der betroffenen Mitarbeiter. Somit rechnet sich eine Projektplanungssoftware meist erst ab einer bestimmten Größenordnung des Projekts.

Der Markt für Projektplanungssoftware ist schwer überschaubar und vielfältig. Viele Produkte decken jeweils nur einen Teil der gesamten Projektverwaltung ab. 

Die Auswahl einer „richtigen“ Projektmanagementsoftware wird damit selbst ein eigenes Projekt. Eine Übersicht über die verschiedenen Hersteller ist z.B. unter https://www.projektmagazin.de/software zu finden.

Als einer der bekannteren Vertreter von Projektplanungssoftware sei hier Microsoft Project® angeführt. 

Microsoft Project ® in der Version 2019 gibt es als Einzelplatzversion, als Server-Version oder als Online-Version. Die beiden letztgenannten Ausführungen stellen damit auch eine Mehrbenutzerumgebung zur Verfügung.

Die Bandbreite an weiteren Projektmanagementtools ist groß. Teilweise sind diese kostenlos verfügbar, teilweise kostenpflichtig. Als Beispiel eines Desktop-Tools (für Einzelplatzbenutzung) sei GanttProject erwähnt. Damit lassen sich einige wenige grundlegende Planungsaufgaben realisieren, Analysen sind beispielsweise nicht möglich:

Andere (teils auch frei verfügbare) Tools arbeiten webbasiert und ermöglichen auch Mehrbenutzerbetrieb. Beispielhaft sei dotProject.net erwähnt, mit dem sich vor allem Arbeitspakete und die zugehörige Zeitplanung und Zeitverfolgung verwalten lassen: