Was sind Trendanalysen?
Trendanalysen geben einen Ausblick auf die Weiterentwicklung des Projektes und auf das Projektende. Dabei sind die Trendanalysen für Kosten und Termine unabhängig voneinander anwendbar, für den Fertigstellungswert (Earned Value Analyse) im Zusammenhang anzuwenden.
Die Reihenfolge, in der die Trendanalysen durchgeführt werden, ist frei wählbar. Da die meisten Trendanalysen jedoch eine Zeitkomponente enthalten, ist die Anfertigung des Termintrends oftmals als erstes gefragt. Zudem liegen für die Termintrendanalyse die erforderlichen Daten vor.
Eine der bekanntesten Analysemethoden ist die Meilenstein-Trendanalyse (MTA), eine leicht verständliche, übersichtliche und einfache Methode, die eventuell aufgetretenen Terminabweichungen darzustellen.
Unter Meilensteinen versteht man vordefinierte Ereignisse im Projektverlauf, die eine besondere Bedeutung, beispielsweise für den Projektverlauf oder für den Auftraggeber, haben. Dadurch stellt eine MTA auch eine geeignete Möglichkeit dar, innerhalb und außerhalb eines Projektes Terminabweichungen bzw. den Projektfortschritt zu kommunizieren.
Eine MTA kann prinzipiell mit und ohne Netzplantechnik durchgeführt werden. Wird sie mit Netzplantechnik durchgeführt, liegen sowohl für den Projektverlauf bis zur Gegenwart, als auch für die Zukunft nachvollziehbare und objektive Einschätzungen vor. Diese können als Basis für wichtige Entscheidungen zur Steuerung des Projektverlaufes dienen.
Bei einer Meilenstein-Trendanalyse kann zum Beispiel folgendermaßen vorgegangen werden: Zuerst werden die Meilensteine in Ergebnis und Termin definiert und im Anschluss periodisch überprüft. Werden Termine geändert, wird deren Auswirkung auf die nächsten Meilensteintermine abgeschätzt und in ein Trendchart eingetragen. Die Gründe und die Auswirkungen der Terminänderung werden kommentiert und die Korrekturmaßnahmen angegeben.
Die grafische Darstellung der Meilensteine erfolgt in einem rechtwinkligen Dreieck, dem sogenannten Meilenstein-Trendchart. Dabei stellen die Katheten die Zeitachsen dar und die Linie der Hypotenuse markiert den Endpunkt oder das Ziel.
Auf der horizontalen Achse werden die Berichtszeitpunkte abgebildet, auf der vertikalen Achse die erwarteten Meilensteintermine. Damit stellt sich ein Meilenstein-Trendchart wie in der folgenden Abbildung dar:
Zeigt der Kurvenverlauf eines Meilensteins eine horizontale Linie an, so verläuft er nach Plan. Steigen die Kurven an, deutet dies auf eine Verzögerung hin und fällt die Kurve ab, so wurde ein Termin früher als geplant realisiert.
Charakteristisch für die Meilenstein-Trendanalyse sind ihre Vorteile, wie beispielsweise einfache und schnelle Darstellung, Übersichtlichkeit, gutes Kommunikationsmittel innerhalb und außerhalb des Projekts und Steigerung des Terminbewusstseins. Nachteilig sind die oft subjektive Schätzung und die notwendige Abgabe von Kommentaren.
Die Überwachung der Kosten eines Projektes erfolgt über die Kosten-Trendanalyse; sie stellt die geschätzten Gesamtkosten des Projektes zum jeweiligen Termin in Bezug zum Endtermin dar. Diese Methode stützt sich im Wesentlichen auf die Ermittlung der Fertigstellungswerte einzelner Arbeitspakete und kann in nachstehenden Schritten erfolgen.
Zuerst müssen die Plan-Gesamtkosten vorliegen. Sie sind der Bezugswert für die Ist-Kosten zum Erhebungszeitpunkt. Der aktuelle Fertigstellungswert der Arbeitspakete ist ebenfalls zu ermitteln. Anhand der vorliegenden Daten zu Plan-Gesamtkosten, aktuellen Ist-Gesamtkosten und dem aktuellen Fertigstellungswert kann dann der Schätzwert für die Gesamtkosten (SGK) errechnet werden.
Dazu wird die unten stehende Formel verwendet:
Die grafische Darstellung der SGK erfolgt in einer Kosten-Trendkurve, deren Kurvenzüge drei Möglichkeiten abbilden. Zum einen deuten steigende Kurven auf kostentreibende Faktoren hin, abfallende Kurven hingegen deuten kostensenkende Einflüsse an und waagerechte Kurvenzüge deuten auf eine Beruhigung beider Faktoren hin.
Der SGK dient als Frühwarnsystem und liefert eine Trendaussage mit einigen Vorteilen wie beispielsweise der Aspekt, dass er einfach, schnell und übersichtlich erstellbar ist, Abweichungen klar erkennbar sind und das Kostenbewusstsein gefördert wird. Als nachteilig können die Ermittlung der Fertigstellungswerte und die Erfordernis von Kommentaren gesehen werden.
Der Fertigstellungswert (Earned-Value-Analysis EVA) stellt eine Beziehung zwischen der vergangenen Zeit, der getanen Arbeit und den entstandenen Kosten her. Die einzelnen Faktoren werden unabhängig voneinander analysiert. Durch den Vergleich von Plan- und Ist-Daten entsteht eine große Aussagekraft zum zukünftigen Projektverlauf aus dem aktuellen Standpunkt heraus. Die EVA ist eine aufwändige und kostenintensive Methode und bietet hervorragende Entscheidungsgrundlagen bei Korrekturbedarf.
Der EVA stellt den Anteil an den Budgetkosten dar („verdienter“ Wert), der auf Grund des Anteils der fertiggestellten Arbeit errechnet werden kann. Somit wird kompromisslos der aktuelle Projektstand anhand der Zielgrößen Zeit, Kosten und Aufwand dargestellt.