Was beinhaltet Prozessmanagement zur kontinuierlichen Verbesserung?

Zuletzt aktualisiert: 21.07.2022

Um Prozesse zu verbessern, muss zuerst der aktuelle Stand genau analysiert werden. Die so entwickelte Prozessroadmap des Unternehmens dient als Bezugsbasis für die weitere Fortschreibung. 

Zunächst werden Ziele für die Verbesserung definiert und gegebenenfalls neue Prozesse entwickelt. Prozessschritte können dabei wegfallen, ersetzt, beschleunigt oder ineinander integriert werden.

Eine einmalige Verbesserung ist nicht ausreichend, Verbesserungen müssen vielmehr kontinuierlich und nachhaltig erfolgen, außerdem müssen sie messbare Ziele haben. Zur Überwachung der Qualität und der Leistung der Prozesse müssen geeignete Kenngrößen eingeführt werden. 

Die zur Veränderung der Prozesse implementierten Projekte werden in die Systematik einbezogen; hier stehen das Prozess- und Projektmanagement in enger Verbindung zueinander.

Im Rahmen der Einführung eines Systems für das Prozessmanagement reicht es nicht aus, bestehende Abläufe allgemein darzustellen. Vielmehr ist es notwendig, die Prozesse hinsichtlich ihres Beitrages zur Wertschöpfung zu klassifizieren, um Ressourcen auf Kernprozesse bündeln zu können.

Parallel zur klassischen Aufbauorganisation sollen Führungskräfte als Prozesseigner die Position des Kunden und deren Sichtweise einnehmen, um die Prozesse über die Abteilungsgrenzen hinweg zu optimieren.

In das Prozessmanagementsystem werden neben Prozessbeschreibungen und IST-Kennzahlen die Dokumente aus dem Qualitätsmanagement zugeordnet und für künftige Maßnahmen integriert.

Was sind Schlüsselelemente des Prozessmanagements?

Als Grundvoraussetzung für ein funktionierendes Prozessmanagement muss eine klare Abbildung der betriebsinternen Prozess-Strukturen vorliegen. Prozesse, die funktionsübergreifend ablaufen, sind zu identifizieren und strukturiert aufzubereiten.

Was ist Prozess-Design?

If you can´t describe what you are doing as a process, you don´t know what you´re doing.

W. Edwards Deming

Bei der Modernisierung ihrer Produktion sind die deutschen Unternehmen bei weitem nicht so aktiv wie bei der Entwicklung neuer Produkte. Lediglich 0,4% aller Beschäftigten in den Industrieunternehmen arbeiten an der Verbesserung von Prozessen im Vergleich zu 4% der Mitarbeiter, die an Produktinnovationen arbeiten.

Optimales Prozess-Design bedeutet, die optimale Balance zwischen den unterschiedlichen Leistungskennzahlen eines Unternehmens zu finden.

Weitere Informationen zu Prozess-Design erhalten sie im Detail im Lexikoneintrag zu Prozess-Design.

Was sind die Grundlagen des Prozessmanagements?

Im Prozessmanagement sind alle Maßnahmen zusammengefasst, die der zielorientierten Integration und Koordination von Prozessen im Hinblick auf Kosten, Qualität und Zeit dienen.

Unter einem Prozess versteht man dabei eine gerichtete Kette von Aktivitäten, die auf das Erstellen von Output ausgerichtet sind und durch die Kombination von Input- und Outputbeziehungen gekennzeichnet werden können.

Prozesse können nach verschiedenen Kriterien, beispielsweise der Zugehörigkeit zu betrieblichen Funktionen, organisatorischen Einheiten oder Unternehmen, dem Beitrag zur Wertschöpfung, der Wiederholbarkeit oder der Spezifität systematisiert werden.

Mit der Integration von Prozessen ist die konzeptionelle Gestaltung und Abstimmung von Prozessen angesprochen.

Weitere Informationen erhalten sie im Lexikoneintrag zu Grundlagen des Prozessmanagements?.

Was ist Prozessabgrenzung und Kontextanalyse?

Eine zentrale Frage bei der Arbeit mit Prozessen lautet: „Welches ist der spezielle Prozess, der zu betrachten und daher abzugrenzen ist?“

Die Prozessabgrenzung ist häufig der schwierigste Teil des Prozess-Managements, und dabei essentiell für den Erfolg. Es bedeutet, dass die Unternehmensprozesse nach bestimmten Kriterien voneinander abgegrenzt werden müssen (zum Beispiel nach Zielen, Verantwortlichkeiten, manuellen Eingriffen).

Ausgehend von der Unternehmensstrategie, den Geschäftsfeldern und ihren kritischen Erfolgsfaktoren werden im Rahmen der Prozessabgrenzung Prozesskandidaten für jedes Geschäftsfeld abgeleitet, evaluiert und für die Modellierung ausgewählt.

Bei der Prozessabgrenzung geht man chronologisch folgendermaßen vor:

Zunächst erfolgt die Erstellung des „Big Process Picture“, also der Prozesshierarchie. Dann erfolgt eine Darstellung des Prozesses mit seinen Zusammenhängen und Wechselwirkungen nebst einer konkreten Definition, welche Inhalte zum Prozess gehören und einer Ausgrenzung dessen, was nicht Inhalt des Prozesses ist. Damit erhält man die Basis für die Prozessstrukturplanung.

Die Prozessabgrenzung erfolgt in aller Regel in drei Schritten:

Was ist zeitliche Prozessabgrenzung?

Hier werden das prozessauslösende und das prozessabschließende Ereignis definiert.

Was ist sachliche Prozessabgrenzung?

Hier erfolgt die Definition der Prozess-Ziele resp. Nicht-Ziele und der Hauptaufgaben des Prozesses.

Was ist organisatorische Prozessabgrenzung?

Hier wird festgelegt, wer der sog. Prozess-Owner (=Eigentümer) ist. Dieser begreift sich als qualitätsmanagementbezogener Inhaber des Prozesses. Ihm obliegt die Definition, Messung, Steuerung und Verbesserung „seines“ Prozesses.

Hat man die einzelnen Geschäftsprozesse in dieser Weise gegeneinander abgegrenzt, erfolgt die Kontextanalyse (auch Umfeld- oder Umweltanalyse genannt). Analog der Prozessabgrenzung wird auch eine Kontextanalyse im Zusammenhang mit Prozessen in der Regel nach drei Betrachtungsdimensionen durchgeführt:

Was ist die zeitliche Dimension?

Die Klärung folgender Fragen steht im Vordergrund:

Was geschah vor dem Prozess? Wie sah die Welt vor dem Prozess aus? Was soll nach der Beendigung des Prozesses passieren? Wie sieht die Welt nach dem Prozess aus?

Was ist die sachliche Dimension?

Die sachliche Dimension befasst sich mit der Fragestellung, welche sachlichen Einflussfaktoren, Rahmenbedingungen und Trends für den Prozess von Bedeutung sind.

Was ist die soziale Dimension?

Die soziale Dimension beschäftigt sich damit, welche Personen und/oder Personengruppen ein Interesse an einem Prozess haben und wer diesen beeinflusst bzw. von ihm tangiert wird. Hier kommt unter Umständen auch eine Stakeholder-Analyse zum Einsatz.

Eine derartige Kontextanalyse bietet Ergebnisse über die relevanten Einflussfaktoren der Prozesse. Des Weiteren bildet sie die Grundlage für weitere, vertiefende Planungsschritte (vor allen bei komplexen Prozessen). Als Beispiele seien hier Chancen- und Risikoanalysen, Kommunikationsstrategie, Kommunikationsplan sowie andere Formen der Analyse von Prozessen (zum Beispiel Systemische Analyse mittels der Methode des vernetzten Denkens) genannt.