Welche Projekterfolgs- und Misserfolgskriterien gibt es?

Das Arbeiten in Projekten ist eine der erfolgreichsten und schnellsten Arbeitsformen in unserer sich stetig wandelnden Zeit. In Unternehmen, zwischen ihnen und auch in internationalen Organisationen haben Projekte ihren festen Platz. Je mehr abgeschlossene Projekte es gibt, desto deutlicher wird auch, dass es nicht nur erfolgreiche Abschlüsse, sondern auch eine steigende Zahl an Misserfolgen gibt. Um diesen entgegenzuwirken, ist es notwendig, sich mit den Kriterien zu beschäftigen, die Projekte wenn nicht scheitern, so doch nicht erfolgreich enden lassen.

Kriterien für Erfolg und Misserfolg in Projekten verstehen und aus ihnen lernen, ist somit eine weitere Aufgabe des Projektmanagements. Dabei spielt neben der eher kurzfristigen Kostenbetrachtung von Projekten, auch die längerfristig angelegte strategische Nutzenbetrachtung eine immer größere Rolle.

Was ist Projekterfolg und Zielerfüllung?

Das Erfolgserlebnis hängt weniger von der Höhe der Leistung als von ihrer Übereinstimmung mit den selbstgesetzten Erwartungen und mit einer Bestätigung der Umwelt ab. Liegt die Leistung unterhalb dem erwarteten Niveau, so wird dies als Misserfolg, liegt sie im Bereich der Erwartungen oder darüber, als Erfolg gewertet“.

Daraus kann geschlossen werden, dass auch an Projekte sowohl bewusste als auch unbewusste Erwartungen geknüpft werden. Die Auftraggeber messen die Leistungen des Projektteams an ihren Erwartungen, wobei meist die Erreichung von technischen und wirtschaftlichen Zielen im Vordergrund steht. Die Kriterien, nach denen Erfolg gemessen wird, sollten daher schon zu Beginn des Projektes festgelegt werden.

Das folgende Schaubild zeigt den Zusammenhang zwischen Projektumgebung und Projektmitarbeiter sowie dem individuellen Erfolgsweg.

Für jeden Projekterfolg gibt es kritische Faktoren, die den Erfolg möglich oder unmöglich machen und somit entscheidend sind für die Erreichung der gesteckten Ziele.

Nach Bullinger sind diese kritischen Erfolgsfaktoren (KEF) folgend definiert:

KEF sind solche Fähigkeiten, Ressourcen, Aufgaben und Verhaltensweisen, deren Beachtung für den Erfolg eines Projektes von entscheidender Bedeutung ist. Ihre Planung, Steuerung und Kontrolle und die Information darüber, sind die Aufgaben der Projektleitung.

Damit Projekte erfolgreich werden, benötigt man also neben klaren Zielen auch motivierte Mitarbeiter sowie eine detaillierte und sorgfältige Planung, ein methodisches Vorgehen und ein abgestimmtes Controlling.

Erfolg und Misserfolg liegen sehr nahe beieinander, sodass es Sinn macht, sich zu fragen „wann ist ein Projekt als gescheitert anzusehen?“. Diesbezüglich lassen sich drei wesentliche Kriterien anführen:

1. Das Produkt ist nicht so geworden, wie es der Kunde wollte.
2. Die Herstellung ist teurer geworden als budgetiert.
3. Die Fertigstellung erfolgt nicht zum gewünschten Termin.

Hieraus lässt sich aus der entgegengesetzten Perspektive schließen, dass zum Projekterfolg die Einhaltung der Kosten, die Qualität des Produktes und Termintreue gehören.

Welche Ansätze für das Projekterfolgsmanagement gibt es?

Ein Projekterfolgsmanagement als Weiterentwicklung des Projektmanagements setzt die Beschäftigung mit den nun folgenden Maßnahmen voraus.

Meistens kann man am Anfang eines Projektes keine genauen Zahlen heranziehen und so dienen Schätzungen von Aufwand, Kosten und Dauer als Grundlage für die sich anschließende fundierte Planung. Verfolgt man die Abweichungen von den Schätzungen regelmäßig, so erhält man einen guten Überblick über die Entwicklung des Projektes und kann diese Erkenntnisse auch im Sinne eines Warnsystems nutzen.

Schätzungen verlaufen meistens innerhalb einer gewissen Bandbreite, das heißt eine gewisse Ungenauigkeit bleibt erhalten. Dennoch sollten Schätzungen so nah wie möglich am Stand der Kenntnisse und Erfahrungen abgegeben werden. Hilfreich sind auch Dokumentationen der Schätzungen, da dadurch auf frühere Werte und deren Auswirkungen zurückgegriffen werden kann. Das eigene Schätzverhalten wird dadurch verfeinert und immer präziser.

Eine weitere Möglichkeit im Projekterfolgsmanagement ist die Planung; sie nimmt gedanklich das zukünftige Handeln vorweg und muss daher zielgerichtet sein. Etwas zu planen ist jedoch auch immer emotional, denn es bedeutet, sich mit der Kontrolle des Geplanten auseinanderzusetzen und manchmal möchte man sich nicht kontrollieren lassen. Hier kann es durchaus schwierig werden, im Planungsprozess ehrlich zu bleiben.

Projekte effektiv planen heißt so viel Planung wie nötig und so wenig wie möglich, warum? 

Soviel planen wie nötig, da es hilft, die Risiken und Chancen im Projekt besser zu erkennen und das Handeln effizienter zu machen. Man erkennt Möglichkeiten Schnittstellen und die damit verbundenen Reibungsverluste zu reduzieren, dadurch entstehen weniger Konflikte im Team und mehr Sicherheit. 

Sowenig wie möglich planen, weil es aufwendig ist und Zeit kostet, außerdem hält es vom Tun ab. Man hat oft das Gefühl, dass Kreativität und Flexibilität durch Planung eingeschränkt werden. 

Das Erfolgsmanagement in Projekten wird unterstützt durch Controlling, das Beobachten und Steuern des Projektes anhand der festgelegten Kontrollparameter. Werden die erfassten Werte dokumentiert, so dienen sie dem Lernen aus vorliegenden Erfahrungen für die zukünftige Bewältigung von Projektkrisen.

Ein weiterer Aspekt für den Erfolg des Projektmanagements ist das Wissensmanagement. Wissen, wenn es nicht dokumentiert wird, unauffindbar ist oder nicht beachtet wird, ist für das Projektmanagement verloren. Dies kann unter Umständen zu einem Kompetenzverlust, Qualitätsverlust und im weiteren Verlauf zum Verlust von Kunden und Marktanteilen führen. Wissen ist heute längst auch ein Wirtschaftsgut und so ist es notwendig, das richtige Wissen, Know-How und Know-Why zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar zu haben. Dadurch werden nicht nur Projekte, sondern das Unternehmen an sich erfolgreicher gegenüber dem Mitbewerber.