Was ist ein Projekt-Kick-Off?

Zuletzt aktualisiert: 06.07.2022

Sind die wichtigsten Vorarbeiten zu Projektstart getätigt und dokumentiert, dann wird es jetzt an der Zeit, das Projekt mit dem Team auch intern zu starten und die wesentlichen Eckpunkte darzustellen. Dies wird als Projekt-Kick-Off oder als Projektstart-Sitzung bezeichnet.

Gelegentlich wird dieser Begriff auch verwendet, um beispielsweise nach erhaltener Erteilung eines Auftrags zwischen Auftraggeber (Kunde) und Auftragnehmer die ersten wesentlichen Projektpunkte abzuklären und die handelnden Personen kennenzulernen. Diese Form stellt sozusagen ein externes Kick-Off-Meeting dar – wir wollen uns hier im Wesentlichen auf das eigentliche Projektmanagement beschränken und gehen daher davon aus, dass ein solches externes Meeting zwischen dem Kunden und dem Projektauftraggeber bereits stattgefunden hat. Die folgenden Ausführungen gelten jedoch sinngemäß auch für externe Kick-Off-Meetings.

Welche Dimensionen gibt es?

Dieses (interne) Kick-Off-Meeting ist gleichzeitig auch das erste offizielle Zusammentreffen der wichtigsten Teammitglieder (auch hier nochmals: sinngemäß gelten die folgenden Ausführungen auch für externe Kick-Off-Meetings). Da es sich bei einem Projekt ja auch um ein Unternehmen auf Zeit handelt, treffen hier Personen aufeinander, die sich zum Teil bereits gut kennen, zum Teil schon gelegentlich miteinander zu tun hatten oder sich das erste Mal in einem gemeinsamen Team finden.

Aus diesem Grund beschränkt sich das Kick-Off-Meeting nicht nur auf die inhaltliche Dimension (also das Vorstellen der Projektziele, der Rahmenbedingungen, der Projektorganisation und der ersten Verteilung von Aufgaben), sondern beinhaltet besonders auch die soziale Dimension: das Team muss erst ein Team werden!

Welche Vorbereitung gilt es zu beachten?

Zur Vorbereitung eines Kick-Off-Meetings sind folgende Fragen zu beantworten:

  • Wer soll und wer muss am Kick-Off-Meeting teilnehmen? 
  • An welchem Ort und in welchem Rahmen soll das Kick-Off-Meeting stattfinden?
  • Wie lange soll das Kick-Off-Meeting ungefähr dauern?
  • Was sind die Inhalte, die dargestellt werden sollen?
  • Was ist das Ziel des Kick-Off-Meetings und welche Ergebnisse sollen dabei erzielt werden?

Der Ort und Rahmen des Kick-Off-Meetings richtet sich unter anderem auch danach, wie gut einander die Teammitglieder bereits kennen und ob dabei auch eine Möglichkeit zum Kennenlernen geschaffen werden soll. 

Die wichtigsten Teilnehmer am Kick-Off-Meeting sind jene wesentlichen Projektteam-Mitglieder, die für die Projektlaufzeit einen Großteil ihrer Arbeitszeit im Projekt tätig sein werden. Wenn andere Personen außerhalb des eigentlichen Projektteams (z.B. der Projektauftraggeber oder die Vorgesetzten der Projektteam-Mitglieder) auch am Kick-Off-Meeting teilnehmen möchten, so ist mit diesen Personen vorher abzuklären, dass sie hierbei im Wesentlichen als stille Zuhörer agieren und nicht Teil der Kernprojektorganisation sind.

Wie bei jedem Meeting sind die Teilnehmer rechtzeitig einzuladen. Es empfiehlt sich auch hier die Erstellung und rechtzeitige Aussendung einer Agenda, damit den Teilnehmern die Möglichkeit gegeben wird, sich auf Fragen und dergleichen vorzubereiten.

Welche Inhaltsdimension gibt es?

Im Kick-Off-Meeting, welches typisch einige Stunden bis zu einigen Tagen dauert, werden den Teammitgliedern die wesentlichen Eckpunkte des Projekts vorgestellt. Dies sind unter anderem

  • Übersicht über den Leistungsumfang
  • Information über den Kunden, die Motivation, Hintergründe und Ziele
  • Eckdaten wie Zeit- und Kostenbudget
  • Die (bis dato bekannte) Projektorganisation mit Personen und deren Rollen

Auch wenn der Informationscharakter im Vordergrund steht, muss den Teilnehmern ausreichend Möglichkeit zur Diskussion und für Fragen eingeräumt werden. Es ist auch durchaus erwünscht, dass aus diesen Diskussionen und Fragen zusätzliche Informationen entstehen – beispielsweise können sich auf Grund von Ressourcenüberschneidungen Hinweise auf Beziehungen zu anderen Projekten ergeben, die bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt waren. 

Auch hier zeigt sich wieder der dynamische Aspekt des Projekthandbuchs – alle Informationen, die verfügbar und notwendig sind, werden laufend dokumentiert und überprüft. Wenn sich neue Informationen ergeben, sind diese zu ergänzen. Gleichzeitig müssen auch nicht immer alle Informationen vollständig vorhanden sein – wichtig ist, dass zum jeweiligen Zeitpunkt die richtigen Informationen in ausreichender Menge und Qualität zur Verfügung stehen.

Das Kick-Off-Meeting bietet sich natürlich auch dazu an, noch offene Themen aus der Projektdefinition zu diskutieren und eventuell auch schon festzulegen. Ist beispielsweise noch nicht bekannt, auf welchem Server Dokumente abgelegt werden sollen, kann diese Frage vielleicht schon beim Kick-Off-Meeting geklärt oder zumindest zur Klärung delegiert werden.

Auszug aus einer Kick-Off Agenda aus dem Projekthandbuch

Auszug aus einer Kick-Off Agenda aus dem Projekthandbuch

Was beinhaltet die Soziale Dimension?

Auf den Aspekt, dass ein Projekt ein soziales System ist, wird u.a. in PM-102 näher eingegangen. Zum Zeitpunkt des Kick-Off-Meetings ist es wichtig, dass sich das zu diesem Zeitpunkt vorhandene und bekannte Projektteam formt und kennenlernt. Um diesen Prozess zu unterstützen ist es hilfreich, den Entstehungsprozess von Teams zu kennen.

Das Modell der sogenannten Teamuhr nach B. W. Tuckman beschreibt die Teamentwicklung in einem Phasenmodell. Dazu gehören ursprünglich die Formierungsphase (Forming), die Konfliktphase (Storming), die Regelphase (Norming) und die Arbeitsphase (Performing). Später kam auch noch die Auflösungsphase (Adjourning) hinzu.

Die Teamuhr nach B. W. Tuckman

Die Teamuhr nach B. W. Tuckman

Dieser Prozess vom Forming bis zum Performing wird bei der Bildung neuer Teams durchlaufen. Ebenso werden die Phasen nochmals durchlaufen, wenn neue Teammitglieder in ein bereits bestehendes Team hinzukommen – allerdings dann meist wesentlich schneller als zu Beginn.

Was ist die Forming-Phase?

In der Forming-Phase formt sich die Gruppe Richtung Team. Dabei versucht jedes Mitglied, seine Position im Team zu finden, da noch keine Gruppenstruktur vorhanden ist. Es gibt einen ersten, vorsichtigen Meinungsaustausch und die Akzeptanz und das Dazugehören-Wollen stehen im Vordergrund. Die Forming-Phase ist geprägt von Unsicherheit und formeller Höflichkeit. Sie dauert so lange, bis jedes Teammitglied in etwa weiß, wie es die anderen einzuschätzen hat.

Eine Führungsperson muss in dieser Phase die Gruppe anführen. Die Mitglieder konzentrieren sich noch auf die Gruppenleitung und erwarten von dieser, dass sie dem sich bildenden Team Informationen, Anweisungen und persönliche Sicherheit gibt. Die Kommunikation läuft im Wesentlichen noch über die Gruppenleitung als zentrale Vermittlungsstelle.

Aufgaben der Gruppenleitung in dieser Phase sind daher

  • Meinungsaustausch ermöglichen und unterstützen
  • Darauf achten, dass die Teammitglieder ihren Platz finden
  • Unterschiedliche Erfahrungen, Meinungen und Interessen austauschen
  • Erste Festlegung von Prioritäten und Vorgehensweisen
  • Zeit und Spielraum zur Klärung dieser Themen einräumen

Was ist die Storming-Phase?

In der Storming-Phase versucht jeder, seine Rolle im Team zu finden und zu behaupten. Erste Uneinigkeiten über Ziele und Aufgaben werden erkennbar und es finden Konfrontationen auf persönlicher Ebene statt, die unterschwellig oder offen geführt werden. Die Gefahr der Bildung von Untergruppen ist groß, damit verbunden auch die Solidarität nur zur eigenen Untergruppe.

Manche Teams zerbrechen bereits an dieser Phase, weil sie den Eindruck haben, dass nichts mehr vorangeht. In dieser Phase kommt daher der Teamführung eine wesentliche Aufgabe zu, nämlich dafür zu sorgen, dass das Team diese Kampfphase überwindet und zu einem Team zusammenwächst. Der Gruppenleiter ist Moderator, sorgt dafür, dass Konfliktpotential nicht unter den Teppich gekehrt wird und schlägt Möglichkeiten zur Konfliktbearbeitung vor.

Was ist die Norming-Phase?

In der Norming-Phase ergeben sich Normen und Spielregeln der Zusammenarbeit und Rollen werden festgelegt. Das Streben nach Kooperation und die Gestaltung der Zusammenarbeit stehen im Vordergrund. Nachdem Konflikte diskutiert wurden, können die Standpunkte jetzt offen ausgetauscht werden und die Kommunikation ist aufgabenorientiert. Ebenso werden Möglichkeiten der Kooperation erforscht und Kompromisse geschlossen.

Der Gruppenleiter muss diesen Prozess der Normen- und Standardentwicklung bewusst steuern. Das Team entwickelt dabei unter Anleitung des Gruppenleiters die Spielregeln der Zusammenarbeit und Arbeitserledigung, die auch dokumentiert werden. Die Rolle des Gruppenleiters bewegt sich von der direkten Führung hin zu Beratung und Coaching.

Was beinhaltet die Performing-Phase?

Erst jetzt beginnt die eigentliche Arbeitsphase. Das Team agiert geschlossen, orientiert sich an den gemeinsamen Zielen und es herrscht eine Atmosphäre von Anerkennung, Akzeptanz und Wertschätzung. Die Teammitglieder unterstützen sich gegenseitig, Ideen werden offen geäußert. Die Freude an der gemeinsamen Arbeit und die Leistung stehen im Vordergrund.

Das Team hat parallel dazu auch Erwartungen an sich und an die einzelnen Mitglieder des Teams. Der Gruppenleitung kommt somit in dieser Phase die Aufgabe zu, regelmäßig Besprechungen und Standortbestimmungen durchzuführen. Sie kann sich Großteils darauf konzentrieren, das nun leistungsfähige Team wirksam nach außen hin zu vertreten.

Was ist die Adjourning-Phase?

Die Auflösungsphase ist nicht unmittelbar Teil der Teamuhr, sondern hat nur die Bedeutung, dass das Team wieder formal aufgelöst werden muss, wenn die zu erbringende Leistung geschafft ist. Alle Mitglieder verabschieden sich dabei von einander und vor allem von ihren Rollen, die sie im Team gespielt haben. Dazu gehört natürlich auch der Stolz auf die Arbeit, die man im Team erreicht hat und das darf und soll auch durchaus würdig gefeiert.

Welche Ergänzungen gibt es?

Dieser Prozess der Teambildung soll verdeutlichen, wie sich Teams finden und welche Orientierungsphasen dabei durchlaufen werden. Es stellt gewissermaßen einen idealtypischen Ablauf dar – vor allem deshalb, weil das Modell z.B. nichts darüber aussagt, dass 1. die Phasen nicht immer völlig klar abgegrenzt sind (also sich beispielsweise die Phasen Norming und Storming durchaus auch mehrmals abwechseln können) und 2. natürlich auch in der Performing-Phase Konflikte entstehen können und diese gelöst werden müssen.

Der große Wert des Modells liegt jedoch darin, den Teamentwicklungsprozess besser zu verstehen und daraus Maßnahmen ableiten zu können – eben beispielsweise im Rahmen eines Kick-Off-Meetings bereits Raum und Zeit für Forming-, Storming- und Norming-Phasen zu geben und diesen Prozess auch bewusst zu gestalten.

Auf die Phasen in Projekten umgelegt verhält sich die Gruppenbildung grob wie folgt:

Gruppenbildungsphasen in Projekten

Gruppenbildungsphasen in Projekten