Welche Problemlösetechniken in Projekten gibt es?

Stellt sich die reale aktuelle Situation anders dar, als der gewünschte Zustand, so wird dies oft als Problem empfunden. Im Projektmanagement enden die Funktionen „Ziele definieren“ und „Planen“ nach der Umsetzung oft mit unbefriedigenden Ergebnissen in den Plan-Ist-Vergleichen. Auch diese werden als Problem empfunden und verursachen neue Fragestellungen und Aufgaben.

Treten Probleme immer wieder mit vergleichbarem fachspezifischem Tenor auf, so werden Strategien, Methoden und Techniken entwickelt, um diese problematischen Situationen zu lösen. Für das Projektmanagement stehen alle kreativen und analytischen Techniken zur Verfügung, um Problemen lösungsorientiert zu begegnen. Alle eingesetzten Methoden müssen interdisziplinär einsetzbar sein, sodass eine Zusammenarbeit von Experten unterschiedlicher Disziplinen möglich ist.

Welche Probleme treten in der Projektarbeit auf?

„Von Problemen ist […] die Rede, wenn die Mittel zum Erreichen eines Zieles unbekannt sind oder die bekannten Mittel auf neue Weise zu kombinieren sind, aber auch dann, wenn über das angestrebte Ziel keine klaren Vorstellungen existieren“.

Der obigen Definition folgend gehören zu einem Problem ein Ziel, ein aktueller Ist-Zustand und die Abweichung von „Ist“ zu „Soll“. Als Problemlösung kann dann der Weg bezeichnet werden, der beschritten werden muss, um den Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu transformieren.

Die entstehenden Probleme lassen sich klassifizieren in fünf Arten, zum Beispiel entstehen Analyseprobleme, das bedeutet, hier geht es um die Identifikation von Zusammenhängen und Strukturen.

Eine weitere Art sind die Suchprobleme; es müssen Objekte und Subjekte mit bestimmten Eigenschaften gefunden werden, beispielsweise wird ein geeigneter Projektleiter gesucht.

Auch Konstellationsprobleme können auftreten; diese Problemart findet man wenn es um Herangehensweisen geht; etwa, wie sollen neue Fertigungstechniken etabliert werden.

Ein Auswahlproblem entsteht, wenn aus einer gewissen Anzahl von Alternativen diejenigen bestimmt werden müssen, die am besten zur Problemlösung beitragen.

Nicht selten treten Folgeprobleme auf, nämlich immer dann, wenn Gesetzmäßigkeiten nicht befolgt werden. Beispielsweise müssen unklare Zielvorgaben präzisiert werden.

In der Praxis findet man typischerweise zwei Problemarten, einmal das Routineproblem, also ein strukturiertes Problem mit klarer Fragestellung und bekanntem Lösungsweg. Ein Beispiel hierfür ist die Berechnung von Bremswegen im Automobilbereich.

Der andere Typ ist das unstrukturierte oder diffuse Problem; hier ist die Fragestellung unpräzise und der Lösungsweg muss erst gefunden werden. Auch ob die Lösung dann tragfähig ist, kann noch nicht bestimmt werden. Klassisches Beispiel ist der Ausbau der Vertriebsstrukturen eines Unternehmens.

Den zahlreichen Problemen stehen ebenso vielfältige Lösungsmethoden gegenüber, die aus der Betriebswirtschaft, den Ingenieurwissenschaften, Mathematik, Soziologie, Psychologie, Pädagogik und weiteren Wissenschaftsbereichen kommen.

Idealerweise erfüllen sie spezielle Anforderungen, wie die Einsetzbarkeit bei unterschiedlichen Problemarten, die Möglichkeit der Anwendung durch eine Einzelperson wie auch durch eine Gruppe, sowie ein leichtes Erlernen der Methode durch die Projektmitglieder. Auch sollten sie unterschiedliche Techniken der Lösungserarbeitung zulassen und bei räumlich wie zeitlich getrennter Zusammenarbeit einsatzfähig sein.

Wie ist ein Problemlösungsprozess definiert?

Um Probleme zu lösen, kann man prinzipiell drei verschiedene Herangehensweisen unterscheiden: den Problemlösungskreis, das sequentielle Phasenmodell und das formularbasierte System.

Im Problemlösungskreis werden vier Schritte definiert, die der Lösungsprozess ständig durchläuft. Die vier Schritte sind Planen, Ausführen, Überwachen und Verbessern. Mit diesem Vorgehen gleicht der Problemlösungskreis der PDCA-Zyklus oder auch Deming-Rad genannten Arbeitsweise, denn hier wird wie im kontinuierlichen Verbesserungsprozess das Problem mit jedem Durchlauf stärker eingegrenzt.

Die zweite Methode ist ein phasenweises Vorgehen und die jeweiligen Phasen sind zeitlich definiert. In den Phasen werden unterschiedliche Lösungsprozesse durchgeführt und vollständig abgearbeitet, bevor eine neue Phase begonnen wird. Welche Techniken zur Problemlösung in der jeweiligen Phase eingesetzt werden ist beliebig, solange sie dazu dient, das definierte Zwischenergebnis zu erreichen.

Grafisch kann die Vorgehensweise wie in der folgenden Abbildung dargestellt werden:

In den Sequenzen werden folgende Schwerpunkte inhaltlich behandelt:

In der ersten Sequenz wird der Problemschwerpunkt eindeutig benannt, beispielsweise „Terminüberschreitung“ und in der zweiten Sequenz werden die Beobachtungen festgehalten, die in Verbindung mit dem Problem stehen. Ebenso wird der gewünschte Endzustand formuliert, zum Beispiel „Kapazität zu niedrig – Termintreue bei erhöhter Kapazität“

Die dritte Phase dient dazu die Abweichungen zur angestrebten Situation und ihre Folgen genau zu beschreiben, beispielsweise „zwei weitere Personen nötig, ohne diese kann/können Termine nicht gehalten werden“.

Nun werden in Phase vier alle denkbaren und möglichen Ursachen bewertungsfrei gesammelt und Zusammenhänge gekennzeichnet. So können die Ursachen für die Abweichungen ermittelt werden. Zum Beispiel: Prioritäten wurden falsch gesetzt, Urlaubszeiten nicht berücksichtigt, der Personalschlüssel zu niedrig angesetzt, die finanzielle Ausstattung ist zu gering, etc.

In Sequenz fünf wird eine Bewertung der Ursachen vorgenommen und der Hauptgrund benannt, sodass in der sechsten Sequenz dann die Beseitigung der Hauptursache als Ziel formuliert werden kann.

Die Maßnahmen zur Erreichung des Ziels werden in der siebten Phase entwickelt und zum Schluss in der achten Phase in einen Maßnahmenkatalog überführt. Dieser enthält sinnvollerweise Kontrollschleifen zur Erfolgsmessung.

Während die beiden bisher genannten Methoden gut für die Bearbeitung in Gruppen geeignet sind, kann ein formularbasiertes System vor allem auch die Einzelarbeit unterstützen. Am bekanntesten ist die Kepner-Tregoe-Methode, die aus vier Elementen oder auch vier rationalen Prozessen besteht.

Das erste Element ist die Situationsanalyse; in ihr wird die Situation erkannt, zergliedert, Prioritäten werden festgelegt und Lösungen geplant.

Im zweiten Element wird die Problemanalyse durchgeführt, Abweichungen definiert, Ursachen geprüft und Beweise für diese gesucht.

Die Entscheidungsanalyse findet im dritten Element statt: Alternativen werden verglichen, Ziele festgelegt und gruppiert.

Als viertes Element schließt sich die Analyse eventueller Folgeprobleme an, das Erkennen im Vorab, die Bestimmung der Wahrscheinlichkeit von Problemen und die Definition eines Aktionsplanes.

Welche ausgewählte Methoden und Techniken zur Problemlösung gibt es?

s gibt eine Vielzahl von Methoden und Techniken zur Problemlösung, die im Wesentlichen eingeteilt werden können in Methoden zur Informationsgewinnung, Zielformulierung, Lösungssynthese und für die Auswahl, Bewertung und Entscheidung.

Eine Methode zur Informationsbeschaffung ist beispielsweise die Befragung in mündlicher Form als Interview oder in schriftlicher Form als Fragebogen. Bei Befragungen besteht immer auch die Gefahr, dass der Auskunftgebende seine Aussage bewusst manipuliert.

Bei der mündlichen Befragung werden Meinungen und Sachverhalte in persönlicher Befragung ermittelt. Eine offene und kurze sowie konkrete Fragestellung über einen Sachverhalt begünstigt weitgehend die Auskunftsbereitschaft. Das Ergebnis sollte für eine spätere Auswertung protokolliert werden.

Durch eine schriftliche Befragung kann eine große Anzahl Personen befragt werden; sie ist auch sinnvoll, wenn der zeitliche Aufwand limitiert ist. Nachteilig wirken sich die oft geringen Rücklaufquoten aus und die hohe Zahl der „missverstandenen“ Fragen.

Bei der Informationsaufbereitung kann eine Pareto-Analyse helfen. Sie dient der Schwerpunktbildung und Prioritätensetzung. Der Pareto-Analyse liegt die Erfahrung zu Grunde, dass 80% des Ergebnisses mit 20% des Aufwandes erreicht werden. Also werden 20-30% der wichtigsten Fehlerquellen ungefähr 70-80% der möglichen Fehler generieren. Man spricht hier oft von der 80/20-Regel.

Als Darstellungstechnik eignen sich zum Beispiel Ablaufstrukturen, wie Ablaufdiagramme, Flussdiagramme und Phasenmodelle. Auch Aufbaustrukturen wie der Projektstrukturplan und Organigramme und Fortschrittsdiagramme erfüllen diesen Zweck.

Für die Lösungssynthese wird vielfach die Technik des Problemlösungs-Entscheidungsbaumes angewandt. Ein Baumdiagramm wird durch die vom Stamm (Ziel) ausgehende Verzweigungen (Hauptäste, Teilziele) in immer kleiner werdende Zweige (Unterzweige, Teilziele und Maßnahmen) dargestellt. Die unterste Ebene beschreibt dabei die Ursachen, Maßnahmen oder Tätigkeiten.

Zur Bewertung und Entscheidung kann ein Verfahren der Wirtschaftlichkeitsrechnung herangezogen 

werden. Eingesetzt werden statische Modelle, wie die Kosten- und Gewinnvergleichsrechnung, aber auch die Rentabilitätsrechnung und dynamische Rechnungsansätze, wie eine Kapitalwertrechnung oder eine Annuitätenrechnung.

Die Nutzwertanalyse dient ebenfalls der Entscheidungsfindung bei mehreren Alternativen. Praktisch führt das Vorgehen von der Aufstellung eines Zielsystems, der Gewichtung der Ziele, dem Aufstellen von Wertmaßstäben über die Bewertung der Alternativen, die Nutzwertrechnung und die Empfindlichkeitsanalyse zur Darstellung und Beurteilung der Ergebnisse.