Was sind Nutzen und Kosten von Projektmanagement?

Projektmanagement wird nicht zum Selbstzweck betrieben, sondern um einen Nutzen zu erzeugen. Gleichzeitig ist Projektmanagement durch den Einsatz von Personen und Mitteln auch mit zum Teil nicht unerheblichen Kosten verbunden.

Es ist deshalb von Beginn an wichtig, auch die Kosten-/Nutzenbetrachtung bereits vor jedem Projekt anzustellen und damit Klarheit zu erlangen, ob eine Aufgabe als Projekt geführt werden soll oder nicht.

Was sind die Nutzen von Projektmanagement?

Auf Unternehmensebene resultiert aus professionellem Projektmanagement eine klare Prioritätensetzung. Projektübergreifende Teams übernehmen die Verantwortung für Produkte und identifizieren sich mit diesen. Ressourcen können effizient genutzt werden und die Erfahrungen aus mehreren Bereichen verteilen sich auf die handelnden Personen.

Parallel dazu können Führungskräfte und Personen in deren Kompetenzen entwickelt werden. Für diese ergeben sich daraus neue Karrierechancen. Ordentlich und erfolgreich abgewickelte Projekte erhöhen auch das Image und das Vertrauen von Kunden in ein Unternehmen. Produkte können zeitgerecht am Markt platziert werden, Konventionalstrafen wegen Terminverzögerungen werden vermieden.

Je nach Art des Projekts (siehe auch Arten von Projekten) bewirkt ein ordentliches Projektmanagement eine verbesserte Kundenorientierung und eine Sicherung der Akzeptanz der beteiligten und betroffenen Personen. Konflikte können früh erkannt und gelöst werden. Durch die Koordinationsfunktion des Projektmanagers ergeben sich kurze Entscheidungswege, aus der Teamarbeit resultieren ganzheitliche Lösungen.

Systematisches Projektmanagement führt zu erfolgreicheren Projekten, ohne dass dies mit ständigen heroischen Anstrengungen der Mitarbeiter erkauft werden muss. Gleichzeitig wird der Projekterfolg personenunabhängiger und berechenbarer. Durch konzentriertes und planvolles Vorgehen ergeben sich kürzere Bearbeitungszeiten und damit geringere Gesamtkosten.

Was sind die Kosten von Projektmanagement?

Projektmanagement kostet natürlich auch etwas – vor allem Zeit und Geld. Dies ist ein wesentlicher Grund, warum nicht jede Aufgabe als Projekt geführt werden darf. Die undifferenzierte Frage „was kostet Projektmanagement“ lässt sich ohne Details zu bewerten genauso wenig beantworten wie „was kostet ein Auto“.

Auf Grund der Tätigkeiten im Projektmanagement ergeben sich nach M. Burghardt folgende Kostenarten, wobei sich insbesondere der damit verbundene Zeitaufwand als Kosten niederschlägt:

• Planungskosten, bestehend aus Projektgründung, Wirtschaftlichkeitsprüfung, Produktdefinition, Strukturplanung, Aufwandsschätzung, Terminplanung, Einsatzmittelplanung und der Kostenplanung
• Verfahrenskosten, bestehend aus Kosten für die Verfahrensabwicklung, Anwender-unterstützung, Projektführungssysteme und Kostenverrechnungsverfahren
• Überwachungskosten, bestehend aus Stundenkontierung, Netzplanaktualisierung, Kostenerfassung, Fortschrittskontrolle, Dokumentationsmanagement, Konfigurations-management, Qualitätssicherung, Berichterstattung und Abweichungsanalyse.

Hinzu kommen Kosten für die Bearbeitung von Konflikten, Kosten für Schulungen, Weiterbildung und Zertifizierungen, Investitionen in Änderungsprozesse, Kooperation mit Kunden, Projektmarketing und dergleichen mehr.

Nach M. Burghardt sinkt der prozentuale Kostenanteil für Projektmanagement mit der Größe der Projektkosten und liegt z.B. bei einem Projektkostenvolumen von 100 Mio. EUR bei weniger als 2 %. Bei kleineren Projekten (um 50.000 EUR) ist dagegen ein steiler Anstieg zu verzeichnen, da von einer gewissen Grundlast ausgegangen werden muss – es wird mit etwa 8 % Kostenanteil gerechnet.

Fazit

Warum dann also bei so vielen Kosten ein systematisches Projektmanagement? 

Weil: „Projektmanagement kostet etwas, kein Projektmanagement kostet mehr“! Planung und Kontrolle – die Haupttätigkeiten des Projektmanagers – und der Einsatz von entsprechenden Instrumenten sind eine notwendige, wenn auch alleine nicht hinreichende Bedingung für den Projekterfolg. 

Anders ausgedrückt: Ein organisierter Projektablauf ist dem Projekterfolg förderlicher als ein unorganisierter. 

Gleichzeitig ist das auch der Grund, warum nicht jede Aufgabe als Projekt abgewickelt werden soll: die mit einem professionellen Projektmanagement verbundenen Kosten müssen auch gerechtfertigt sein.