Welche Maßnahmen zur Steuerung von Projekten gibt es?

Zuletzt aktualisiert: 07.10.2022

Bei der Steuerung von Projekten gilt grundsätzlich „Aktualität vor Genauigkeit“ und eine schnelle Möglichkeit zur Handlung wird durch die zeitnahe Bereitstellung von Informationen an das Projektmanagement gewährleistet. 

Sollen Korrekturen vorgenommen werden, spielt die Reaktionszeit eine wichtige Rolle. Bis die erforderlichen Maßnahmen umgesetzt sind und Wirkung zeigen, vergeht eine gewisse Zeitspanne, die bei der Festlegung der Steuerungsmaßnahmen zu berücksichtigen ist.

Die Reaktionszeit entsteht aus der Zeitspanne vom Auftreten der Abweichung, über das Erkennen derselben und die Ursachenanalyse und weiter durch die Erarbeitung von Maßnahmen, die Entscheidung und Kommunikation dieser bis hin zur Umsetzung und Wirkung der Steuerungselemente. 

Reaktionszeit-Steuerungsmaßnahmen
Reaktionszeit-Steuerungsmaßnahmen

Im Verlauf eines Projektes treten immer wieder Störungen auf, die durch geeignetes Gegensteuern ausgeglichen werden können. Dabei ist in jedem Fall die Frage zu stellen: „Wie kann die aufgetretene Abweichung ausgeglichen werden?“. 

Die Steuerungsmaßnahmen, die durchgeführt werden, sind nicht immer ohne negative Auswirkungen; ein Projektabbruch ist sicherlich die schwerwiegendste. Steuerungsmaßnahmen werden in vier Kategorien eingeteilt: die Aufwandsreduzierung, die Kapazitäts- und Produktivitätserhöhung und die Leistungsänderung.

Bei einer Vergrößerung der Kapazität muss mit einer Zunahme der Kosten gerechnet werden. Diese Maßnahmen ziehen oft einen höheren Personalaufwand und gesteigerte Aufwendungen für Kommunikation nach sich.

Weitere Steuerungsmaßnahmen zur Kapazitätsvergrößerung zeigt die folgende Tabelle:

SteuerungsmaßnahmeHindernis/Wirkung
Einstellung weiterer MitarbeiterPersonalbudget ist festgelegt; Einarbeitung erforderlich
Zukauf von externen KapazitätenGeeignetes Know-how schwer zu finden
Mehrschichtarbeit Organisatorisch schwierig 
Maßnahmen zur Kapazitätsvergrößerung

Hingegen hat die Reduzierung des Aufwandes meist eine positive Auswirkung auf die Kosten und die Termine. Um einen unnötigen Aufwand zu vermeiden, können beispielsweise die Methoden des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses angewandt werden. Eine Aufwandsreduzierung kann erreicht werden durch:

StreuungsmaßnahmeHindernis/Wirkung
Zukauf von TeilproduktenGeeigneter Lieferant
Technische AlternativenUnsicheres Ergebnis
Anpassung der ProzesseUmstellungsaufwand
Maßnahmen zur Aufwandsreduzierung

Wird die geplante Leistung verändert, so sind dies vor allem Maßnahmen, um zu erwartende oder eingetretene Kostenüberschreitungen zu kompensieren oder Terminverschiebungen abzufangen. 

Will man die Produktivität steigern, führt dies in den meisten Fällen zu einer Erhöhung der Kapazität. In diesem Zusammenhang stehen auch der Erhalt der Produktivität und der Ausgleich von Minderleistungen.