Was bedeutet die Leistungsbewertung und der Projektfortschritt?

Um Projekte erfolgreich und zielgerichtet steuern zu können, ist es wichtig, zu einem Stichtag x den Projektstatus und den Fortschritt des Projektes bewerten zu können. Dazu ist eine Beschreibung und Bewertung der zu erbringenden Leistungen nötig, die in einem Soll-Ist-Vergleich die Projektrealität widerspiegelt und Prognosen auf das Projektende zulässt.

Als Grundlage für eine integrierte Projektsteuerung dienen verschiedene Leistungsmaßgrößen und eine geeignete Messtechnik, um den Projektfortschritt objektiv abbilden zu können. Die Verbindung von Projektgliederung, Einsatzmittelmanagement und Leistungsmanagement ist hierbei wichtig, um eine realitätsnahe Projektanalyse durchzuführen und den Status des Projektes zuverlässig darzustellen.

Was sind die Basics?

Als Ergebnis der Durchführung eines Projektes werden im Projektmanagement die erbrachten Leistungen angesehen und die Bewertung der Leistung erfolgt durch die Feststellung des ihnen entsprechenden Geldwertes… unter Berücksichtigung der aufgetretenen Kosten… 

Die Zeit spielt bei der Bewertung der Leistung eines Projektes gleich zweimal eine Rolle. Einmal wenn es darum geht, in welchem Zeitraum die Erbringung der Leistungen geplant war und zum zweiten Mal, wenn man feststellt, in welcher Zeitspanne sie tatsächlich erbracht worden sind.

Den Fortschritt des Projektes und damit seinen aktuellen Status zu einem bestimmten Stichtag zu erfassen ist Teil des Projektmanagements. Im kontinuierlichen Controlling-Prozess verbindet die Ist-Aufnahme die Projektplanung mit der Projektsteuerung. Die Abweichungsanalyse und die Fortschrittsanalyse haben sich dabei an die Projektzielgrößen zu halten. 

Eine integrierte Betrachtung von Zeit, Aufwand und Ergebnis kann folgendermaßen dargestellt werden:

Als Fortschritt des Projektes ist die Änderung des Projektzustandes im zeitlichen Verlauf zu verstehen. Mit den Informationen zu Plan- und Ist-Zustand kann der Fortschrittsgrad aus einem unmittelbaren Vergleich errechnet werden.

	Plan-Wert	Ist-Wert
Zeit	X	Y
Aufwand	X	Y
Ergebnis	X	Y
Fortschrittsgrad	X	Y

Die einzelnen Fortschrittsgrade können für jede Ebene im Projekt errechnet werden und sie können  vorgegeben, als auch eingeplant werden, wie die tatsächliche Leistung selbst.

Was ist Projektgliederung und Leistungsbeschreibung?

Die Fortschritte im Projekt und die Leistungserbringung können umso präziser errechnet und dargestellt werden, je detaillierter die Leistungen beschrieben werden. Je mehr Arbeitsergebnisse zurückgemeldet werden, desto einfacher ist der Projektfortschritt erfassbar. Wie tief dabei die Gliederung im Einzelnen sein sollte damit sie als optimal gelten kann, das hängt im Wesentlichen von der Art des Projektes ab. Auch die Randbedingungen, wie Verträge etc., können dabei eine Rolle spielen.

Grundsätzlich sollte man sich Fragen zur zu erwartenden Datenmenge und deren Handling, zu den personellen Ressourcen für die Auswertung und zur verfügbaren Software beantworten, wenn es um die Gliederungstiefe geht.

Wenn es um den Inhalt der Leistungsbeschreibungen geht, gibt es große Unterschiede. Je nach Projektkategorie spricht man von Leistungsverzeichnissen, wie beispielsweise bei Investitionsprojekten oder von Lasten-/Pflichtenheften, wenn es sich um Organisations- oder Entwicklungsprojekte handelt.

Ebenso verschieden sind dann natürlich auch die zu Grunde gelegten Maßgrößen, die zur Leistungsbewertung herangezogen werden. Für eine Brauerei können dies zum Beispiel die verkauften Flaschen der neu eingeführten Biersorte im Zeitraum x sein, für einen Landwirt das Erntevolumen in Tonnen pro Bewirtschaftungsfläche.

Meistens sind die Leistungsverzeichnisse jedoch nicht ablauforientiert strukturiert, was die Zuordnung zu den entsprechenden Vorgängen erschweren kann. Das stellt an das Projektmanagement die Anforderung einer umfassenden Projektkenntnis und erfordert eine hohe fachspezifische Sachkompetenz.

Wie wird Fortschrittsmessung definiert?

Eine Projektfortschrittskontrolle kann jedoch nur so gut sein, wie es die Feststellung der erreichten Arbeitsergebnisse ist. Damit sie aussagekräftig sein kann, ist es nötig, von vornherein klare Vorgaben betreffend der Messung des Fortschrittes zu machen. 

Will man den Fortschritt ermitteln, bedient man sich am besten der existierenden Verfahren der Messtechnik. Von den zahlreichen zur Verfügung stehenden Methoden werden im Wesentlichen sieben in der Praxis verwendet, diese sind:

• Meilensteintechnik
• 50-50-Verfahren
• Mengen-Proportionalität
• Sekundär-Proportionalität
• Schätzung 
• Zeit-Proportionalität

Die Aussagekraft und Anwendbarkeit der Methoden ist sehr unterschiedlich und von der Projektart und der gewünschten Ergebnistiefe abhängig zu machen.

Folgend soll ein Überblick über die Messtechniken zur Fortschrittsmessung gegeben werden:

Nummer	Verfahren	Fortschritts-Grad %	Beispiele
1	Statusschritte	A,B,C	Entwicklung, Fertigung, Montage
2	50-50	X = 0, 50, 100	Aktivitäten mit Vorarbeiten
3	0 – 100	X = 0, 100	Maschinenabnahmen, Prüfungen
4	Mengenproportionalität	X = fertige Menge/Planmenge	Zeichnungen, Berechnungen, Materiallieferungen
5	Sekundärproportionalität	X = FRG der führenden Einheit	Qualitätssicherung, Dokumentation
6	Schätzung	X = subjektive Maßgabe	Überall einsetzbar
7	Zeitproportionalität	X = abgelaufene Zeit/Planzeit	Projektleitung, Geräteeinsatz, Bauleitung

Die vorgestellte Messtechnik Nr. 6 wird in der Praxis oft durch die Schätzung des Restaufwandes ersetzt. Also nicht die Fortschrittsschätzung ist interessant, sondern der Aufwand dessen, was noch zu tun ist. Der Fortschrittsgrad wird dabei errechnet als der prozentuale Anteil aus Ist-Aufwand geteilt durch Summe des Ist- und Rest-Aufwandes.

Will man den Fortschrittsgrad im Gesamten und die dazugehörigen Kosten, also den Fertigstellungswert errechnen, so stehen auch hier verschiedene Methoden zur Verfügung. 

Bei Methode 1 wird der Gesamtfortschrittsgrad (FGR) herangezogen; dies bedeutet:

Fertigstellungswert = FRG ⋅ Planungskosten

Verwendet man Methode 2, so summiert man die Einzel-Fertigstellungswerte aus den Teilprojekten zum Gesamt-Fertigstellungswert auf.

Die bisher durchgeführten Soll-Ist-Vergleiche dienen auch der Prognose auf das Gesamtergebnis, im Bereich der Kosten also der Prognose der zu erwartenden Gesamtkosten des Projektes. Bei einer linearen Hochrechnung wird die Abweichung am Stichtag linear in die Zukunft berechnet, bei einer additiven Hochrechnung geht man davon aus, dass die Größe der Abweichung für die Restdauer des Projektes gleich hoch bleibt.

Geht man davon aus, dass sich zwischenzeitliche Kostenüber- bzw. -unterschreitungen bis zum Ende des Projektes nivellieren, prognostiziert man das Ergebnis „erwartet gleich geplant“.