Was bedeutet ein Ist-Aufnahme?

Eine Bezeichnung aus dem Projektmanagement ist die Ist-Aufnahme oder Ist-Analyse. Die Entwicklungsphase eines Vorgehensmusters stellt sie dar. Sie dient der neutralen Feststellung einer Ausgangslage von Problemstellungen. In der anschließenden Periode der Ist – erfolgt die Punktwertung Rezension. Es wird nach Wegen gefragt, diesen Kostenaufwand zu minimalisieren, da ein Ist-Aufnahme gewöhnlich zeit- und kostenintensiv ist.

Dass die Kenntnisse des Standes quo kaum zu der Lösung beisteuern kann, verzichtet die als Trennungsthese angesehene Möglichkeit auf eine Ist-Aufnahme mit dem Argument. Die Gefahr einer nicht umsetzbaren Loslösung gewollt nimmt die Trennungsthese damit in Zukauf.

Für unabdinglich erklärt die Pflichtauffassung dagegen die Ist-Aufnahme. Qualitativ wertvolle und aussagefähige Resultate bei niedrigstmöglichem Arbeitsaufwand, speziell Kosten, bieten muss die Ist-Aufnahme nach Möglichkeit.

Die Dokumentenprüfung und die verschiedenartige Techniken der Primarerhebung stehen als Techniken – bei wachsender Kostenintensität – zu der Befugnis:

• Selbstaufschreibung,
• Fragebogen,
• Befragung,
• Untersuchung, speziell die Multimomentanalyse.

Intensive Datenmaterialien über den ausgewählten Raum zu erheben, ohne die Zielsetzung des Plans außer Acht zu machen und die Ist-Aufnahme nicht umfangreicher als erforderlich auszugestalten gilt es. Demnach ist präsent ein Trade-off zu identifizieren.

Einerseits führt eine zu klare, platte Ist-Aufnahme dazu, dass eventuelle Schwierigkeiten nicht entdeckt werden können. Andererseits kann eine zu klare Erfassung dazu tragen, dass man aufgrund zu vieler erhaltener Informationen die wirklich zugrunde kursive Schwierigkeiten der Institution nicht mehr zu bemerken vermag oder zu viel Zeitdauer mit der Erfassung unscheinbarer Informationen verliert.

Kollegen und Chefs stellen als Quelle der Ist-Aufnahme aber außerdem Urkunden, Abrechnungen, Mitteilung und so dar. Beispielsweise Wochenarbeitszeiten, Mittelslaufzeiten, Wartereien, Kosten oder außerdem das Datum der Arbeitsplatzausführung und Ähnliches können Gegenstände der Ist-Aufnahme sein. Stets von der Struktur und der Quelle der Auswertung bestimmt sein wird der Gehalt.

Verschiedenartige Varianten von Diagrammen, Hinterlisten, eine Urteilstabelle oder sogar ein Informationsstelleplan und alles eignen zu der Beschreibung der Werte sich, was dazu qualifiziert ist das Resultat optimal darzustellen.

Um in den deutlicheren Entwicklungsphasen des Vorgehensmusters die Schwierigkeiten und Spannungen des konkreten Aufbaus ständig vor Keimen zu haben muss diesbezüglich insbesondere darauf hochgeachtet werden, die grundsätzlichen Nachrichten darzustellen.