Welche Einflüsse in der Projektabwicklung gibt es?

Zuletzt aktualisiert: 20.07.2022

Was ist das magische Dreieck?

Für die Tätigkeiten in der Projektabwicklung stehen dem Projektmanager eine Reihe von guten Instrumenten zur Verfügung. Nun ist es jedoch so, dass jede Maßnahme im Projekt, die ursprünglich so nicht vorgesehen war, einen Einfluss auf die Kosten, auf die zur Verfügung stehende Zeit und auf den Leistungsumfang haben wird.

Ist beispielsweise im Projektverlauf erkennbar, dass der geplante Endtermin nicht eingehalten werden kann, gibt es drei mögliche Maßnahmen:

  • Der Endtermin wird nach aktuellem Wissensstand angepasst (Auswirkung auf Zeit)
  • Sie benötigen mehr Personal, um den Arbeitsaufwand noch bis zum geplanten Termin zu bewältigen (Auswirkung auf Kosten)
  • Oder sie reduzieren den Leistungsumfang, der bis zum Endtermin erbracht wird (Auswirkung auf Leistung)

Dieses Spannungsverhältnis zwischen Kosten, Zeit und Leistung wird magisches Dreieck genannt. Zieht man an einer Ecke dieses Dreiecks (d.h. verändert man einen der drei Werte), so verschiebt sich das Verhältnis der Seiten zueinander. In der folgenden Abbildung sollen Zeit (geplanter Endtermin) und Leistungsumfang beibehalten werden, was in einer Kostenerhöhung resultiert.

Magisches Dreieck mit Zeit, Kosten und Leistung

Magisches Dreieck mit Zeit, Kosten und Leistung

Ein anderes, magisches Dreieck beschreibt http://projektmanagement-definitionen.de/glossar/magisches-dreieck/

„Gerade bei großen Projekten, wie beispielsweise dem Bau einer Brücke, stellt es eine der Hauptaufgaben für das Projektmanagement dar, die Anforderungen eines anderen Magischen Dreiecks, das sich durch die drei Dimensionen Material – Geld – Qualität aufspannt, in ein vernünftiges und ausgewogenes Gleichgewicht zu bringen. Bereits während der ersten Planungen muss dabei die Qualität (mindestens geforderte Belastbarkeit, Spannweite, Lebensdauer etc.) des zukünftigen Bauwerks, etwa anhand der Erstellung eines Pflichtenheftes, definiert werden. Um diese Qualität sicherstellen zu können, muss die Brücke entsprechend dimensioniert sein, das heißt es müssen bestimmte Mengen von Material in der richtigen Statik verbaut werden. Durch eine generelle Überdimensionierung des Bauwerks, d. h. man würde es einfach grösser als unbedingt nötig bauen, könnte man zwar alle qualitativen Anforderungen problemlos gewährleisten, aber ein gesteigerter Materialverbrauch würde natürlich zu einem enormen Anstieg der Baukosten führen und die Effizienz des Projektmanagements in berechtigte Kritik bringen“.

Wie löst man nun solche Konflikte? Zunächst muss Bewusstsein erschaffen und Konsens darüber erzielt werden, dass es diese Abhängigkeiten gibt. In einem zweiten Schritt wird zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer vereinbart, welcher der drei Parameter welche Priorität hat, wenn es zu notwendigen Verschiebungen kommt.

Mit einer solchen Festlegung im Vorfeld (!) ist es wesentlich einfacher, mit Verschiebungen und Veränderungen, die sehr wahrscheinlich auftreten werden, umzugehen. Hat beispielsweise der Parameter „Zeit“ die höchste Priorität, dann kann überlegt werden, ob am Leistungsumfang etwas reduziert werden kann (also beispielsweise einige Leistungen, die nicht unbedingt zum geplanten Endtermin benötigt werden, auf eine spätere Nachfolgephase ausgelagert werden) oder ob noch genug Geld vorhanden ist, um zusätzliches Personal zu bezahlen. Eventuell können auch Leistung UND Kosten so angepasst werden, dass es bei beiden Parametern zu keinen wesentlichen Veränderungen kommt.

Was ist das magische Sechseck?

Ab der 4. Ausgabe des PMBOK sind die Parameter des magischen Dreiecks um drei weitere, sich beeinflussende Parameter erweitert worden, womit sich das magische Sechseck ergibt:

Magisches Sechseck mit Zeit, Kosten, Umfang, Qualität, Ressourcen und Risiken/Chancen

Magisches Sechseck mit Zeit, Kosten, Umfang, Qualität, Ressourcen und Risiken/Chancen

Auch hier beeinflussen sich die Parameter Zeit, Kosten, Umfang, Qualität, Ressourcen und Risiken/Chancen gegenseitig, sobald einer der sechs Parameter verändert wird.

Was ist die Projektsteuerung?

Wenn sich einer der obigen Parameter verschiebt, so hat dies zwangsläufig Einfluss auf die anderen Parameter. Im Folgenden sind nun einige mögliche Handlungsoptionen mit deren jeweiligen Auswirkungen angeführt:

Leistungsreduzierung

ParameterAuswirkung, Schwierigkeit
LeistungsreduzierungKompromisslosigkeit des Auftraggebers Konkurrenzdruck
Versionenbildung mit versteckter LeistungsreduzierungVersteckte Terminverschiebung
Einschränkung der geforderten QualitätErhöhung des Gesamtaufwands über die Produktlebenszeit Versteckte Terminverschiebung
Prioritätenänderung der LeistungsmerkmaleVersteckte Terminverschiebung Produkt wird vom Markt oder vom Auftraggeber nicht akzeptiert
Ablehnung von ÄnderungswünschenGeringere Akzeptanz der Projektergebnisse Umsatz und Gewinn sinken

Kapazitätsvergrößerung

ParameterAuswirkung, Schwierigkeit
Einstellung zusätzlicher MitarbeiterEinarbeitung erforderlich Erhöhter Kommunikationsaufwand Erhöhung des (zuvor definierten) Personalbudgets
Umverteilung der Kapazität im ProjektVerschiebt den aktuellen Engpass
Einsatz zusätzlicher hausinterner StellenZusätzlicher Informationsaufwand Know-How-Transfer notwendig
Zukauf externer KapazitätGeeignetes Know-How schwer zu finden Erhöhter Kommunikations- und Dokumentationsaufwand
ÜberstundenvereinbarungMitbestimmungspflichtig Nur kurzfristig einsetzbar
Mehrschichtarbeit einführenOrganisatorisch meist schwierig
Abbau anderer BelastungenAbbau von möglichem Verwaltungs-Overhead
Zusätzliche Betriebsmittel bereitstellenInvestition notwendig