Was ist die Abweichungsanalyse?

Zuletzt aktualisiert: 14.11.2022

Da nun die Abweichungen festgestellt und analysiert wurden, geht es im Folgenden darum, die Ursachen für sie zu finden. Das ist jedoch nicht so einfach, denn oft werden Ursache und Auswirkung verwechselt und in Folge dessen ungeeignete Steuerungsmaßnahmen ergriffen. Beispielsweise sind Kostenüberschreitungen oftmals die Folge tieferliegender Ursachen, wie einer fehlenden Abstimmung unter den Beteiligten oder das Nichtausführen von Geplantem. Es muss jeder Abweichung daher auch der Verantwortliche und die an den Vorgängen Beteiligten zugeordnet werden können.

Für eine genaue Projektplanung und die sich anschließende Abweichungsanalyse gilt es, alle Rahmenbedingungen zu erfassen und zu dokumentieren.

Ein Beispiel soll dies verdeutlichen: Ein Projekt sieht sich nach dem Plan-Ist-Vergleich einer Abweichung von den geplanten Gesamtkosten von 20.000 € gegenüber. Auf der Projektebene ist es zwar möglich, dies zu dokumentieren, jedoch nicht zu erklären.

ProjektVerantwortlichPlankostenIst-KostenRestkostenSoll-KostenAbweichungBegründung
Projekt xyOtto M.620.000440.000220.000640.00020.000individuell
Abweichungsanalyse Gesamtkosten

Betrachtet man die darunter liegende Ebene der Arbeitspakete, stellt sich die Situation wesentlich klarer dar. Die Abweichung kann dem Verursacher zugeordnet werden und ein Blick auf die anderen Arbeitspakete zeigt, ob es Möglichkeiten gibt, die Abweichung zu kompensieren.

ProjektVerantwortl.Plan-KostenIst-KostenRest-KostenSoll-KostenAbweichungBegründung
Projekt xyPL620.000440.000220.000640.00020.000Entwick-lung
PlanungPL120.000120.0000120.0000
EntwicklungPL100.00080.00040.000120.00020.000???
RealisierungPL400.0000400.000400.0000
Abweichungsanalyse Gesamtkosten auf Phasenebene

 Die aufgetretenen Abweichungen können nun ein einmaliges Vorkommnis sein oder aber einen systematischen Fehler anzeigen. Dies ist bei der Abweichungsanalyse genauer zu hinterfragen, um dann die Rahmenbedingungen entweder zu korrigieren oder aber völlig zu ändern.

Als mögliche Ursachen für Abweichungen können beispielsweise Fehlbuchungen oder unvollständige Buchungen zu finden sein; oder aber geplante Aktivitäten wurden vorgezogen oder nach hinten verschoben, Vorgaben wurden geändert und Leistungsbeschreibungen unvollständig dargelegt. Auch Fehler in der Arbeitsvorbereitung wirken sich negativ aus, genauso wie unbekannte Verhältnisse am Ort der Projektausführung. 

Es gibt eine Vielzahl von Abweichungsursachen und deren Auswirkungen sind ebenso zahlreich, sodass eine systematische Analyse notwendig ist, um nachvollziehbare Ergebnisse zu erhalten und wirksam gegensteuern zu können.

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